行政机关公文格式讲座.pptVIP

●附注一般是对公文的发放范围、使用时需请注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文中采取句内括号或句外括号的方式解决。 　　 ●公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文中往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而又是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意文上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此，本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定，正文后的附件标识要与正文空1行，左空2字，附件上的“附件”标识在左上角顶格第1行。　 　主体之－－成文时间　 成文时间以领导同志最后签发日期为准，联合行文以最后一个单位领导签发日期为准。如领导签发后因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。 成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。 3号仿宋体 “零”写为“O” 　　 ● 成文日期是公文的生效的时间，是公文的一项重要的内容。公文如果没有生效时间，在某种意文上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定“零”要写成“O”，因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、叁”等是一个序列，而采用“一、二、三”这种写法用“O”比较协调。 由于印章一般要盖在成文日期上，所以成文日期要依印章的位置而定，一般下空4行。 　主体之－－生效标识　 　　 ●公文的生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。 公文生效标识有以下两种情况： 一是单一发文机关如何标识公文生效标识。 二是联合行文的机关如何标识公文生效标识。 　单一发文印章　 　 ●单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 2～4mm 右空4字 右空7字 　联合行文发文印章　 　●当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。　 左空7字 右空2字 　●当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用规范化简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 　联合行文发文印章　 　 ●当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 过去公文中常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，将印章加盖在下一空白页上，在该空白页第1行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。这样作是考虑防止在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口。因此标准规定，在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文变造公文的漏洞。 　 特殊情况说明　 　主体之－－ 附注　 　 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 附 注 版记之－－ 主题词　 　 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小