理学院档案管理作业指导书【荐】.docVIP

理学院档案管理作业指导书 目的： 使学档案收集、整理、归工作制度化、规范化和科学化，符合档案收集、整理工作相关规定的要求。 凡是教职工在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括电子文件数据材料，都必须按照向学校综合档案室移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。实行文件材料形成部门、业务主管部门归档制度，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。具体规定按《归档文件整理规则实施办法》执行。 过程描述： 1、理学院办公室于春季学期发布年度归档通知；室接受各档案工作咨询并提供业务指导； 室于每年三月前将上一年度归档工作存在问题反馈给各；；在，室应做到提前介入，各待归档文件材料质量，给出合理的建议，确保归档工作的质量；杜绝归档零归档现象的发生； 室于每年对各归档移交的文件材料进行检查分析，对少数仍出现漏归档现象的单位发出限期补缴通知，并最终完成年度归档任务；室于每年六月份归档范围：凡属本工作规范第一条所指的文件材料均属归档的范围，详见《汕头大学各类档案归档范围和保管期限表》。教学、科研、党政管理等活动中归档时间： 各工作中形成的文件材料，均应在次年月底前整理归档； 新建基建项目的文件材料，有关应在移交并通过验收后一个月内整理归档；改造基建项目的文件材料，应在工程保修期满三个月内整理归档； 归档要求： 归档文件材料应齐全、完整、准确、系统； 纸质材料符合国家有关的质量标准，声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等，电子文件、电子档案数据应真实、安全可靠； 应将归档文件材料的基本信息录入到学校的档案管理系统中，有与纸质文件相对应的电子文件要同时加载，并生成相应的签收单。归档文件整理规则实施办法《汕头大学各类档案归档范围和保管期限表》 档案收集、整理与归档工作流程 汕头大学理学院作业指导书—档案管理 编号：STU-SCI-WI-TAO-00 A/0 问题反馈 按照要求在档案管理系统录入数据并加载电子原件。将档案实体移交学校综合档案室。形成签收单。 理学院办公室 发布通知 提出建议 对各单位档案工作进行检查、指导和监督。 结束 理学院各单位 质量检查 发现问题 按归档范围收集工作和活动过程中形成的材料。 初步整理、移交数据并附带电子原件。 接收各单位档案实体，按照规则对档案材料进行整理、归类。 对学校相关部门反馈信息进行调整和通报。