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维普资讯 2008年7月 中 国 管 理 信 息 化 Ju1．，2008 第 11卷第 l4期 ChinaMana~ementInformationization Vo1．11，No．14 巧用 Excel自动生成总账数据 段利霞 (河北金能邢台矿业(集团)显德汪分公司，河北 邢台 054103) [摘 要]总账在财务核算中起着举足轻重的作用，本文针对手工账务核算下总账工作量大，易出错。不便于账账核 对的弊病，充分利用电子表格，在同一工作簿下分别设置丁字账、科 目汇总表、总账科 目本月发生额及余额表、总账科 目累计发生额及余额表等4张不同的工作表 ，根据表之间的计算关系设置计算参数，自动生成总账中的各项数据． 实现 了总账 “电算化”，对于没有条件使用财务软件的单位来说。既节省了人力、物力，又大大提高了工作效率及准确 率。 [关键词]总账；明细账；科目汇总表；累计发生额；本月发生额 [中图分类号]F232 [文献标识码]A [文章编号]1673—0194(2008)14—0020—02 一 、 引 言 速度相当快．能快速得到各种总账账簿资料：另一方面由 手工核算程序包括记账凭证核算程序、科 目汇总表核 于计算机计算准确率高．因此某些手工方式下的核对环节 算程序、汇总记账核算程序以及 日记总账核算程序等。在 不复存在。下面简要介绍一下其操作程序、原理、技巧及应 手工核算方式下对总账数据进行的分类整理是通过将记 注意的问题 账凭证的内容按会计科 目多次重复登记到丁字账、科 目汇 二、程序设计原理、操作步骤及注意事项 总表及总分类账的形式来实现的。同一数据的多次重复登 1．按照会计法及会计准则的要求，科学、合理地设置 记不仅浪费时间、精力和财物，而且还易造成错误 鉴于手 会计科 目(包括一级科 目和明细科 目)。 工核算下同一数据处理环节多且工作量大 (尤其是大量计 2在电子表格中建立一个文件名为 “总账”的工作簿． 算)，容易出错而且难以查错的弊病，通过充分利用计算机 在该工作簿下分别设 “丁字账”、“科 目汇总表”、“总账科 目 的 “计算精确”效用．巧妙利用Excel电子表格及各数据之 本月发生额及余额表”、“总账科 目累计发生额及余额表” 间的关系等会计基础知识创造性地摸索出一套经济实用、 等 4个工作表，其中最基础、最重要的就是第一张工作表 高效率的自动生成总账科 目数据的方法。由于计算机处理 “丁字账”．它的信息来源于经过审核的准确无误的会计凭 证，所以要想减少差错率，凭证的准确性是第一位的．也是 [收稿 日期]2008一O1—31 保证该表及其他 3张表的准确性的首要因素．因为其他3 [作者简介]段利霞(1971一)，女，河北金能邢台矿业 (集团)显德 汪分公司会计师 ，主要研究方向：财务管理 。 张表数据均取 自该表 Worksheets(”工资表”)Activate EndSub Forrl=2Torend _ 第二步：保存退出后，运行宏 ：选择 工【具】菜单下的 Range(”A1：L1”)．CopyWorksheets(”工资 宏【】，选中编制的制“作工资条”单击 执【行】，即可在 工“资 条”)．Cells(r2，…A