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第四章 期 初 数 据 4．1 期初余额整理和录入 为了保证手工业务与软件处理的衔接、数据的连贯，在软件进行日常业务前要进行期初余额整理和录入。期初数据是公司信息系统运行的基础，为了使公司的管理信息系统实施能够顺利进行，使企业的各种业务可以在用友ERP系统上正常运行，要保证数据的完整、准确。 由于大部分公司ERP项目涉及职能部门的业务较多，数据种类和内容都比较烦杂，所以需要针对期初数据的准备做提前的规划，在期初数据录入系统以前，所有的期初数据都必须按照要求准备完毕，并在期初数据录入阶段有计划的安排录入工作。 4．1．1 期初数据准备与录入流程 期初数据准备 对于供应链期初数据的准备主要分为两方面：业务档案的准备、业务期初余额的整理。 业务档案的准备包括存货档案、仓库档案、计量单位、收发类别等等，具体参见——第二章“供应链系统建账与基础设置”；业务期初余额为系统启用日期该时点的数据，期初数据以系统启用日期为准，如系统启用时间为2003年3月1日，那么期初余额就为2003年3月1日该时点的数据。下面将着重介绍供应链各模块期初余额的整理工作： 采购系统期初数据准备： ①准备人员：采购部门与财务部门共同准备 ②准备内容： 暂估入库货物的整理：暂估入库是指已经入库，但尚未收到供货单位采购发票的货物，即货到票未到。存货若按批次管理、保质期进行管理，整理时，要把每种存货的各个批号及保质期一并整理。可依据下表提供的栏目进行整理填制，将来依据此表进行期初采购入库单的录入，以便取得采购发票后进行结算： 表1-1 采购期初数据——期初暂估入库表 入库日期 仓库 部门名称 供货单位 存货名称 数量 单价 金额 批号 整理： 审核： 在途货物的整理：在途货物是指启用采购管理系统前已取得供货单位采购发票，但没有办理入库的货物，即票到货未到。可依据下表提供的栏目进行整理填制，将来依据此表录入到采购系统中，目的是为了以后与采购入库单做结算。 表1-2采购期初数据——期初在途存货表 发票类型 专用＼普通 发票号码 供货单位 部门名称 税率 存货名称 数量 单价 整理： 审核： 销售期初数据整理 ①准备人员：销售人员、库管员、统计员、财务人员 ②准备内容： 整理系统启用日期以前已经发货、出库，尚未开发票的启用日之前已经发生但未完全结算的①准备人员：库管员、统计员。 ②准备内容： 企业要对库房进行一次全面的盘点工作，进行仓库存货的实物数量和账面数量核对工作经有关部门批准后，进行相应的处理，调整存货账的实存数，使存货的账面记录与库存实物核对相符。 不进行批次、保质期管理的企业，只需各存货期初结存的数量；进行批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理的企业，需录存货期初结存的详细数据，如批号、生产日期、失效日期、入库单号等；进行货位管理的企业，还需货位前发生的未处理的不合格品结存量企业外购或生产完工对产品进行检验后，如果发现不合格品，对于严重不合格不能再使用的不合格品可当时销毁；对于可再作为不合格品继续使用或等待以后处理的不合格品可先办理入库，记入不合格品备查簿，和合格品分开进行专门保管。对于在存货保管过程中，由于保管不善或其他原因产生的不合格品，也要登记不合格品备查簿，以便进行相应的处理。期初余额和库存的期初余额分开录入。库存和存货核算就可分别先后启用，即允许先启存货再启库存或先启库存再启存货。库存的期初数据可与存货核算的期初数据不一致。①准备人员：库管员、财务人员。 ②准备内容： 财务人员与库管员一并对存货单价和金额等内容进行整理，核对企业财务的存货账与库房的实物账，不相符的要找到原因，进行相应的账务处理，整理完的数据总额要与财务账面的相应存货科目一致，实现启用初期账账相符。存货如果实行计划价的还需整理存货期初差异。如果企业已计提跌价准备的还要整理系统启用前已经计提的跌价准备余额。 录入 录入 期初记帐 审核