【论文】浅析金融电子档案工作建设.docVIP

浅析金融电子档案工作建设 摘要： 近年来，随着金融系统内联网、公文传输系统和快速便捷的邮件系统的开发使用，使档案的运用向无纸化办公、业务流程电子化、精细化管理方向转变。这就要求引起各级金融部门领导及有关职能部门的重视，建立科学的电子文件管理体制，并在日常工作中不断进行完善。 关键词： 金融电子档案； 管理制度； 数字化； 信息安全 一、建立电子文件档案管理制度 对办公自动化系统中的电子文件归档和电子档案管理工作提出相关要求，逐步实现电子文件的实时物理归档与移交，以确保电子档案的真实、完整、有效与安全，适时开展电子文件的网上接收工作。对传统纸质档案，进行电子档案化处理；对部分仍须留存纸质档案的，同时以拍照、扫描等方式归入电子档案，同时必须明确文书、科技、声像、实物等档案的电子文件格式。 二、开展档案数字化工作 （一）规范电子档案管理 规范数据存储、专用服务器，专人管理，灾备；电子档案的目录著录等管理，促进档案信息资源总量有序增加。完成档案案卷级目录、文件级目录的著录工作，建立完备的数据存储机制，规范档案信息数据格式，实现档案信息无障碍交流。 （二）建立电子档案系统 档案数字化是电子档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成电子档案形式，然后通过互联网进行检索、阅读电子档案。在实现档案数字化管理的前提下，能够在网上查阅没有密级的文件。同时，突出“快捷服务、优质服务”主题，实现档案信息服务网络化，档案信息资源共享，使档案信息化与全行信息化同步协调发展。具体包括以下几点： 第一，要满足总行对全系统档案工作进行垂直管理的要求；第二，实现全行全系统通过网络实现数据共享；第三，为全行全系统统一档案管理标准、规范管理模式，对分行的档案工作进行监控、管理和指导提供有效的工具。第四，能完成档案管理各环节（数据的自动采集、录入、分类、检索、编目、统计、鉴定、利用管理等），还具备管理以银行业务为主的多门类档案管理的功能；不仅能管理文本文件，还可管理声像、图片等形式文件的功能。第五、数据库自动定时进行数据库的完整备份，充分保证数据安全售后服务，保障用户对维护、服务、升级等方面的要求 （三）实现电子化办公系统、业务电子化流程系统与档案工作的良好衔接 使办公室处理后的文件材料直接转到档案管理系统，避免重复输入，使档案人员摆脱手工抄写目录等繁琐的工作，节省更多的时间和精力投入到档案利用中，让档案更好地发挥应有的价值。做好电子文件的归档工作，增强文件利用的时效性。要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理，也即做好电子档案的更改补充工作，实行电子档案的同台管理，做好对办公自动化系统和底子档案的无缝对接工作。 （四）电子化档案的运用和保密工作 对档案实行电子化管理之后，应该规范对电子档案的运用，在享受电子化档案带来的方便与快捷的同时，应注重维护系统的安全性以及档案的保密工作。由于电子化档案载体的特殊性和信息的高密度性，电子化档案的运用和保密工作与纸质档案的运用和保密工作有很大区别。 1.载体的安全性。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分复杂，性能不稳定，可能存在档案失真的问题，而且对环境温度、适度、防磁、防机械损伤等条件要求较高。同时由于电子档案具有信息高密度性的特点，对电子档案的运用和保密工作提出了进一步新的要求。 2.传输的安全性。传输的安全性包含两个方面：物理的安全性和管理的安全性。物理的安全性，主要是指电子档案在更大范围得到共享的同时，也面临着无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒的威胁。管理的安全性，则主要是指应对有密级的文件设置相应的浏览权限同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。同时我们应进一步加强涉密计算机管理、身份验证和密匙管理，防止内部信息外流，被不法人员利用，给银行带来不必要的损失。 三、制定统筹规划，确保信息安全 由于银行业务逐步由分业经营转向综合经营，档案的管理类型更加复杂多样，因此我行应提前制定相应措施避免银行内部机构档案管理各自为政、分散管理的现象，做到档案工作统筹协调，档案实体相对集中保管，档案信息高度集中管理，统一标准、统一制度、统一监督指导，保证全行的核心信息安全，为总分行提供统一的档案管理平台，办公系统各业务系统紧密结合，实现文档一体化。 档案实体分散保管，数据和服务器集中放在总行，通过多级授权，各分行可以相对独立运行，档案实体分散保管；分行各部门人员直接通过利用授权的身份登录，管理、查询需要的本分行档案，总行可以查看全行档案数据，分行需要查询总行或其他分行数据可以通过被查询单位的临时授权进行查看。其中，档案管理系统可建立多个相对独立的分行、支行的档案子系统，并授权下属机构通过浏览器方式对自己的数据进行管理利用；对于公开档案，全行都