办公事务管理制度——最新版.pdfVIP

第二章 公司办公事务管理制度 办公管理制度 办公管理制度 一、文件管理制度 1、公司公文办理程序包括分类、登记、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、 归档和销毁程序。 2、公司收到的公文由文秘办公室签收登记，分类后递交办公室主任拟办意见。 3、根据办公室主任的批示，由文秘办公室秘书转交承办部门和传阅人员，并进行签收 登记。 4、因工作需要，借阅文件和档案，按规定程序办理借阅手续，用完后及时归还，秘密 级以上的文件和档案，各级领导均不得携离公司。 5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限及时办理，不得拖延和积 压；对承办批示存有异议，及时提出书面意见。 6、各部门均应实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文负有 催办义务，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。 7、公文处理过程中，要做好平时归卷工作，办完后，及时将公文定稿，正本和有关材 料整理成卷，每年元月一日至十五日移交档案室归档。 8、公司机关或下属单位的文件管理人员调动和离职时，应将文件清理移交，没有移交 清理完毕的，不予办理调动和离职手续；参加会议带回的文件，应及时交文件管理人员登 记和保管。 9、文秘办公室没有保存价值的文件，经过办公室主任的批准，予以定期销毁，作为废 品出售或直接送造纸厂处理。 二、维文翻译管理制度 1、维文翻译指文件翻译和资料翻译。 2、要翻译的文件或资料应根据原稿翻译。 3、接到任务后，先准备翻译工具（指词典、稿纸等）。 163 办公管理制度 4、文件或资料翻译完后，必须进行校对，如发现错字，要重新修改或翻译。 5、校对完所翻译的资料后，可以打印，并根据原稿的循序复印和装订。 三、印章管理和使用制度 1、公司印章指公司的公章和专用章。公司公章由办公室主任或办公室秘书进行保管。 公章保管人统一造册登记，于办公室主任备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印 章交接手续。 2、公司印章保管人员必须严守职责，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁，任何人 不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室，必须由办公室主任签字批准。 3、公司公章的使用必须由办公室主任签批，主任不在办公室，可由办公室授权人代签。 4、公章的每一次使用必须由印章保管人进行登记，并将 《印章使用申请单》存档。凡 加盖公司公章的发文，办公室秘书必须留底存档。 5、公章的刻制，尺寸和样式由办公室主任统一规定，并让证券投资部刻制。 6、新印章在启用前，必须留印模以备查，办公室主任根据印章的使用范围向有关单位 发出启用通知。 7、作废的印章要及时上缴，并通知有关部门。公章如有遗失，必须立即上报办公室主 任，主任发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。 四、办公自动化制度 1、办公自动化指使用计算机打印文件或资料，统计数据，传递信息。 2、为了正常工作，每个人都要维护自己使用的计算机。计算机维护指计算机的软件和 硬件维护。如计算机出现软件故障，直接影响正常工作。 3、预防计算机病毒：（1）随时杀计算机病毒，预防计算机发生软件故障。如没有杀毒 软件，及时到计算机管理人员处借用杀毒软件。（2）非专业人员不许进行各类软件的安装 操作，否则容易出现软件错误。 164 办公管理制度 4、计算机的硬件故障也影响正常工作，所以要维护计算机硬件。计算机硬件维护指修 换计算机硬件及其辅助设备。 5、如发现计算机不正常情