关于太钢电子文件光盘接收和验收要求的几点思考.pdfVIP

第八次华北地区档案学会学术研讨会论文集 关于太钢电子文件光盘接收与验收要求 的几点思考 ■常建斌 太钢150万吨改造项目开工以来，太钢档案管理 件里必须存放一张图纸(包含本套图纸的设计变更也 部全体成员精神抖擞的投入到分管的项目中去，为有 应一张一张存放)：PDF、rIIF格式的电子文件必须是一 机会参与这一太钢有史以来最大最先进的技改项目而 个电子文件存放一张图纸，必须保证所有电子文件打 感到骄傲与自豪。但是如何对这一项目档案进行管理 印后与纸质文件一致。 和验收，大家都觉的延续原来的一些方法又不太适应 ㈢电子文件归档移交数量为只读单面光盘两份。 新的形势，档案管理如何做到与无与伦比的150万吨 (四)PDF文件，其尺寸与实际图纸的尺寸必须一致， 不锈钢改造实体工程相匹配。项目档案工作面临新的 PDF文件必须可在“AcrobatRead7．0”环境下正常打 挑战，尤其是竣工图纸电子版如何接收更是一个新事 开、打印。 物，感到十分迷惘。档案管理部相关专业人员多次深入 (五)1IF文件的分辨率不得低于400dpi。 各项目经理部进行调研，集中学习熟悉国家相关业务 标准，汇集大家多年工程档案管理工作经验，提出了项 打开、打印，有用特殊字库设计的必须提供相关字库。 目档案管理太钢电子文件光盘接收与验收要求的一系 二、光盘组织结构： 列思路和方法，完善了档案相关制度，使项目档案管理 (_)每张光盘均须按照分级目录的形式进行组织管 电子文件光盘接收与验收工作进入了一个新时期，上 理。 了一个新台阶。 ㈡每张光盘的根目录下须有四个文件和两个文件 一、对光盘文件的总体要求： (一)归档的电子文件的光盘面上必须贴有明显的、 不易擦除的标签，该标签由太钢档案管理部负责印制 件夹(other)o 提供。标签上需注明以下内容：(1)档号：标识本文件的 ㈢每张光盘的数据文件夹(data)专业(系统)目录 档案编号。由太钢档案管理部编制填写。(2)光盘编号： 下须有一个著录文件和相应数据文件(夹)，分别为：① 标识本光盘的序列编号。格式为X／Y，X、Y均以阿拉伯著录文件(著录．xls)②数据文件(夹)(data)。 数字表示。其中Y为本项目电子版光盘数量号，X为本 (四)每张光盘的其他文件夹(other)内不再建立下级 光盘的序列号。例如：1／3表示本项目共有光盘3张，本 子目录，也不需设置各类著录文件。 光盘为第1张。由光盘制作单位填写。(3)项目名称：标 (五)光盘目录组织结构详见附件一：(光盘根目录组 识本项目的正式工程名称。由光盘制作单位填写。(4)设 织结构。 计单位名称：标识设计单位的全称。由光盘制作单位填 (六)各文件的文件名、类型及文件内容规定如下： 写。(5)移交日期：标识移交的公历日期，格式为XXXX l说明文件 年XX月XX日，数字均以大写方式表示。例如：二00六 文件名：readme．txt 年十一月十八日。由太钢相关项目经理部填写。(6)责任 文件类型：文本文件 人：即光盘移交人，由太钢相关项目经理部具体经办人 文件内容：有关本张光盘的各种信息。至少应包括 填写。 光盘参数、项目名称、项目编号、设计单位名称、移交日 (二)光盘里的电子文件不得设密码。图纸类电子文 期、光盘编号、光盘存储内容、光盘制作单位、光盘一致 张光盘内 件必须是DWG、PDF、1rIF中的一种格式， 性(指纸质和电子版一致性检查)单位、阅读光盘信息 文件应该为同一类型。DWG格式的文件，一个电子文 所需的硬件环境。 49 2辅助文件