浅谈机关公文格式中常见的问题及对策.pdfVIP

浅谈机关公文格戴中 常见昀问题及对策 岳秋玲 公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是 不规范格式。 充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要 (二)公文标题不规范。按照《办法》规定：“公文标 条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟 题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题 和制作，也有利于公文的处理和管理，乃至归档和查阅 应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 利用，为公文的标准化、现代化管理奠定基础。国务院 类，一般应当标明发文机关。”有些单位不规范的做法 发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办 是：一是标题中标明发文机关；二是标题滥用符号。标 法》)和国家质量技术监督局发布的’《国家行政机关公 题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和 文格式》(以下简称《公文格式》)，对行政机关的公文格 书名号等。 式做出了严格的规定和要求，自正式实施以来，对规范 (三)引用文号不规范。《办法》规定：“引用公文应 公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。但仍有 当先引标题，后引发文字号”。按要求，引用公文一是 一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性， 要准确，不能随意简化；二是要完整，并注意排列顺 造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公 序。但有些单位公文中，将其前后倒置。有的先引文 正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度 号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题 重视。本文针对公文格式中常出现的不规范现象进行 不引文号。书写使用应当注意必须将“发文字号”要 了归纳，供同行参考。 素用圆括号括入，以标注的形式出现。例如，“据×× 一、公文格式中常出现的不规范现象 办发[2005]12号文《关于×××的通知》”，其引用文 (一)发文字号标注不规范。发文字号的一个重要 号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“据 作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意 《关于×××通知》(××办发[2005]12号)”。 义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有 (四)结构层次序数使用不规范。依照《办法》第二 性。《公文格式》规定，“发文字号由发文机关代字、年 十五条第(九)项规定：“公文中的数字，除成文日期，部 份和序号组成。”在实际工作中，有些单位把机关的简 分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修 称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行文 辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当 时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份用 使用阿拉伯数字。”规范的结构层次序数要求，第一层 圆括号“()”括人，而不是用规范的六角括号“[]”。对为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为 于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有 “(1)”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠 的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序 倒，即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳跃，或在 号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定，出“(一)”、“(1)’’后加顿号，写成“(一)、”或“(1)、”等。 现“×发[×××]00×号”、“×发[×××]第×号”等 (五)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是未 26 用汉字将年、月、日标全，使用阿拉伯数字表达年份，如 部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或 把成文日期标成“2005年2月1日”，或把“o”写为附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是不画版记内 “0”或“零”，或将“二oo五年”写为二00五年。二是的三条黑色反线，有的只画主题词下的一条。五是印发 年份写成两位，没有写足四位，比如，把“