收发货的操作流程.docVIP

文　　　件 　内牧发（2011）企管字第66号　　 　签发人：刘晋鲁 关于物流配送部收发货的操作流程及相关规定 鉴于公司物流配送部办公地点整体搬迁至滨河新区基地，为了提高工作效率，降低管理成本，现将公司发货单的审批流程及发货流程重新修订如下： 销售出库业务： 1、物资计划专员或营销内勤依据客户需要在用友U8系统中填开销售订单保存并审核，操作路径：业务 － 供应链 － 销售管理 － 销售订货 － 销售订单 。 2、物资计划专员或营销内勤根据客户最终要货的实际情况将销售订单生成发货单保存后及时通知财务收入会计进行审核。操作路径：业务 － 供应链 － 销售管理 － 销售发货 － 发货单（参照销售订单生成发货单）。在发货日（每周二、五）前一天下午两点前将各酒店需要配送的发货单制作完毕。对于公司的非标产品物资计划专员必须单独填制订单和发货单，以便对其数量进行修改。 3、公司收入会计根据客户实时货款余额及返利款余额对发货单中的发货价格和发货金额进行审核，该客户账户余额大于该发货单金额，在用友U8系统中则审核通过。财务会计在接到审核通知后20分钟内必须审核完毕并通知财务经理或财务总监审批。 4、每天公司财务经理或财务总监须在用友U8系统中对收入会计审核过的发货单在接到审批通知后的20分钟内审批完毕。 5、二库库管必须在财务对基地二库发货单审核完毕后一个小时内进行生成销售出库单（此步骤仅限于公司发调味品执行，其他仍按照销售出库业务的流程要求执行）。 6、每遇发货日，物流配送部库管需提前一天根据审批齐全（终审人为雷晋毅或刘凤）的发货单打印出来并根据物流情况按批次进行备货，以便发货日及时发货，司机进行货物配送时必须将发货单随行。如遇系统中审批不全的发货单，库管一律不予发货，否则库管承担一切后果。 7、发货完成后，库管须根据实际发货情况在用友U8系统中参照该发货单生成销售出库单。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 出库业务 －销售出库单（参照发货单生成销售出库单）。对于非标产品由库管在打出的纸质出库单上按照实际发货数量修改，并将修改后的出库单交由物资计划部专员保存，物资计划部专员根据修改后的出库单，重新制作新的发货单，在按照上面的审核、审批流程操作。最后，库管依据修改后并和实际发货数量一致的销售出库单审核并保存。 8、物资计划专员或营销内勤依据司机返回的签字齐全的发货单在系统中找到对应发货单，开具销售发票，保存并审核（注意根据司机返回的发货单上实际发货数量修改发票对应发货数量，同时再与库管审核过的相应销售出库单核对发货数量）。若实际发货数量小于发货单数量，则物资计划专员或营销内勤在相应的发货单上点击“关闭”将本发货单关闭。 9、注意事项： （1）、库管修改纸质的销售出库单数量不得大于原发货单数量，且发货单只能参照生成一次销售出库单。 （2）、发货单必须与配送货品同行并由库管、配送司机签字，不容许发货单上数量有更改，库管将白联留存。若司机送货时未带发货单同行，出现问题由司机承担一切后果。如配送各酒店货品，则司机必须要求各店收货人员当场验收签字确认，并将黄联交酒店相关收货人，否则视同货品未送达，出现问题由司机承担一切后果。配送完毕后，司机必须及时将签字齐全的发货单其余二联交至物资计划专员或销售内勤。其中粉联转交公司收入会计，蓝联转交酒店库管。 （4）、司机配送货物必须核对发货单数量（整件的件数和非整件的实际重量）与实物数量是否相符。对于整件配送货物在验货后发现不符，则由发货的库管承担全部责任，若出现整件件数和非整件实际重量与发货单上数量不符，则由司机承担全部责任。 二、其他（材料）出库业务： 1、调拔业务（公司内部各库房之间）流程： （1）、调入方库管根据调拨需要在系统中填开调拔单（一式四联），并审核、打印；同时将调拨单据交给物流部司机进行提货。审核后的调拔单会自动生成其他入库单及其他出库单。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 调拔业务 －调拔单。 （2）、调出仓库库管依据调拔单发货，同时在调拔单上签字确认，并在系统中对该调拔单生成的其他出库单进行审核。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 调拔业务 －调拔单—下查—其他出库单。 （3）、物流司机核对调拔数量后在调拔单上签字确认，并将白联交调出仓库库管留存。 （4）、调入仓库库管依据实际收到的货物数量与司机返回的调拔单进行核对无误后，在调拔单上签字确认，同时在系统中对相应的其他入库单进行审核并将调拔单黄联留存，调入仓库库管负责将粉联交公司财务管理部成本会计，蓝联由司机留存。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 调拔业务 －调拔单—下查—其他入库单。 （5）、调拔过程中如出现实物整件件数和零散物品重量与接收件数和接收重量不符，则由司机承担责任。否