清华紫光综合档案管理软件使用.doc

清华紫光综合档案管理软件使用 说明及计算机录入要求 2003年11月 目 录 软件安装 …………………………………………………………1 安装数据库……………………………………………………1 安装清华紫光综合档案管理软件……………………………1 进入该软件系统………………………………………………1 软件初始化设置 …………………………………………………1 全宗定义………………………………………………………1 增加全宗 …………………………………………………1 删除全宗 …………………………………………………2 口令修改………………………………………………………2 分类库维护……………………………………………………2 显示 ………………………………………………………2 修改 ………………………………………………………2 增加 ………………………………………………………2 删除 ………………………………………………………3 分类号说明 ………………………………………………3 导出 ………………………………………………………3 导入 ………………………………………………………3 字段代码维护…………………………………………………3 增加已有字段的内容 ……………………………………3 修改已有字段的内容 ……………………………………4 新增字段 …………………………………………………4 增加与插入的区别 ………………………………………4 删除 ………………………………………………………4 主题词维护……………………………………………………4 增加 ………………………………………………………4 修改 ………………………………………………………5 删除 ………………………………………………………5 排序设置………………………………………………………5 立卷选项………………………………………………………6 增加对应关系 ……………………………………………6 档号规则设置 ……………………………………………6 档案库管理……………………………………………………6 新建档案库 ………………………………………………7 显示库 ……………………………………………………7 删除库 ……………………………………………………7 选择录入字段 ……………………………………………7 新建档案类型 ……………………………………………8 文件管理………………………………………………………8 新建文件库 ………………………………………………8 查看文件库 ………………………………………………9 删除库 ……………………………………………………9 新建其他文件库 …………………………………………9 选择录入字段 ……………………………………………9 文件管理 …………………………………………………………9 登记……………………………………………………………9 录入 ………………………………………………………9 分类号的录入 ……………………………………………10 附件的使用 ………………………………………………10 传借阅情况 ………………………………………………11 录入字段选择…………………………………………………11 文件检索………………………………………………………11 自定义其它文件库……………………………………………11 其它文件登记…………………………………………………11 文件打印………………………………………………………11 使用单个条件打印… ……………………………………12 使用设置复合条件打印… ………………………………12 报表维护… ………………………………………………12 传借阅管理……………………………………………………14 传借阅登记 ………………………………………………14 删除与批量删除 …………………………………………15 打印催还单 ………………………………………………15 立卷归档 …………………………………………………………15 档案管理 …………………………………………………………15 数据录入………………………………………………………15 档号……………………………………………………………16 插入和删除……………………………………………………16 插件和删件……………………………………………………16 档案检索………………………………………………………16 打印输出 …………………………………………………………16 报表打印………………………………………………………16 单个条件打印 ……………………………………………16 使用按保管期限或按分类号打印 ………………………17 使用设置复合条件打印 ……