集团和各项目公司档案管理办法.doc

档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规范化、现代化，更好地服务于集团公司的各项经营活动，根据有关法律法规，结合集团公司实际，特制定本办法。 第二条 档案是集团和各项目公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、凭证、账册、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料、电子文件、图书、报刊等所有档案。 第三条 集团行政管理中心是集中、统一管理档案的机构，负责收集、整理、保管集团所有的档案以及各项目公司相关档案，并利用档案为集团的经营管理服务。 第四条 各项目公司档案统一由各项目公司总经办存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团行政管理中心报送档案目录（含电子版）；集团职能部门档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。 第二章 立卷归档 第五条 各部门（以下均指集团各职能部门以及各项目公司下设各部门）报经总经理、（副）总裁、董事长审批的材料，由专职秘书登记后原件转交档案室整理归档；用印、传真材料（复印后归档），由专职人员登记后原件转交档案室整理归档；在工作中形成的其它各类文件、材料必须统一归档，定期向集团或项目公司档案室（以下提及档案室均指集团或项目公司档案室）移交，任何人不得据为己有。 第六条 各部门应指定兼职档案员负责本部门应收档案资料的收集、整理与归档（参照《文件归档范围及不归档范围》,附件MJ-XZ-006），应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的资料，按时向档案室移交。 第七条 档案的收集与归档时间要求： （一）财务档案由财务部门保管上一年度的档案，隔年的财务档案由财务部门按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交同级档案室（集团档案室或各项目公司总经办，财务档案实施细则依据《会计档案管理办法》执行 。 （二）人事档案由人事部门自行归档管理。 （三）工程类所有资料，应在产生时报送档案室管理，图纸等不能及时归档的应在产生后在档案室登记备案，每月定期汇总、移交档案室归档。如确因频繁利用不能按时归档的应办理借阅手续。 （四）合同类档案按照《合同管理办法》设立合同登记台账，在每季度末进行汇总，将汇总表和合同在下一季度的十日内移交至档案室（各职能部门合同签订完毕后应立即移交集团档案室），对于未履行完毕且履行期限较长的合同，各部门在移交归档时应留复印件备查。 （五）外出参观学习、考查和参加各种会议的员工回公司后三天内将有关会议文件、声像资料等移交档案室。 （六）各类招商、广告宣传、营销策划等活动，应在活动结束后三天内由主办部门负责将有关图文资料、声像、照片等移交档案室。各期内部刊物、DM单及刊登集团或公司新闻、软文的社会报纸应一式十份存入档案室。 （七）各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及各种证照原件、荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天内由经办人及时交档案室归档。 （八）各部门的发文按照《公文管理办法》，将签发文稿原件、印本及附件、公文会签单，公文签收单等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，原件交档案室存档，复印件传呈处理。处理完毕后，连同文件处理单（附领导批办意见）一齐交档案室归档。 （九）各项目公司召开会议形成的会议记录，具有一定的保存价值和保密性，应有专人保管，年终统一交档案室归档。 （十）新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱时，应有资产管理人员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理人员登记验收后方可领用，并在设备正常运转三个月内由经办部门或领用人负责将相关资料移交归档。 （十一）审计和督察档案由督察部保管上一年度的档案，隔年的档案由督察部按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室（档案内容按审计和督察相关规定执行）。 （十二）其他档案资料由集团职能部门、各项目公司分类整理后在每年第一季度内送交集团档案室或各项目公司总经办存档，完成上一年度档案归档工作。 第八条 各项目公司应向集团公司档案室移交的档案及要求： （一）荣誉证书、奖状等复印件； （二）营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书复印件（每年年检或变更后均应提供）； （三）公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）； （四）各地关于项目的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及项目建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件； （五）各地有关项目的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证复印件； （六）各地关于项目宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件、光盘、DM单、报刊等（一式十份）； （七）各地举办项目奠基、开业、新