Registration Procedures.ppt

Registration Procedures 會議報名流程事項 報名流程 Who 單位指派單一窗口接受報名 What 報名方式，表格設計 報名者資料統合 建立與會者data base 收集報名費用 相關資料建構(confirmation, badge, ticket, receipt) When Advance registration~前半年起及可接受報名 On-site registration~會議當天隨到隨報 預先報名優點多 掌握報名人數 籌備期間的資金運用 預知行銷策略是否奏效 即時調整行銷手法 避免現場報名的等候及延誤時間 會議費用 報名費包含所有活動 會議 Reception Luncheons (3 luncheons) Refreshment breaks Dinners (2 dinners) 報名費僅包含會議費用，其餘social 場合費用另計 會前/會後之參觀旅遊活動 報名表應包含的訊息有哪些? Basic Info 與會者基本資料 報名項目之費用所包括之活動項目 優惠報名截止日期(early bird registration) 費用計算方式 報名方式 (mail, phone, fax, online) 付款方式(credit cards, check, 匯款) 匯款需著名匯入之名稱，帳號，公司地址，銀行名稱及行號 取消原則方法 請教問題的聯繫方式 旅館/交通(接機)/旅遊訊息 Registration Form Design 不超過一頁 簡單明瞭 使用單一字體 重要部份用粗體字顯示 重勾選，避填寫 避免採用光面紙材 若採傳真報名，則設計避免過多black area 與會人員資料 資料建立data base Microsoft assess Microsoft project management 非常有價值之資料 Why? To meeting planner 有利未來之活動/會議規劃 有利未來與飯店訂房之negotiation To exhibitors 可以show出與會者的buying power To hotels 可以show出與會者的消費潛力 Registration confirmation  Receipts Confirmation 出具信函 or email 表示接獲報名資料及報名費用 Receipts 出具報名費用收據 宣傳與推廣 Any events begins, and ends, with customer! Then who is customer?? The customer is a holy cow… You don’t milk a holy cow you worship it Nothing is worse than having a boring meeting….. and know it is going to be boring ahead of time! How to motivate your potential attendee? Knows “WHY” Have “FUN” When define your marketing message…. What is the goal of the meeting? What are the meeting objectives? What is your financial objectives? Who should attend? What are the benefits to the attendee? How to reach out? Advertisement Current customer E-mail blast Mailing list Networking Partnerships w/ other org. Past attendee Press release/media Referral Web site Word of mouth How to convey your message to customers? 文宣重點: 會議名稱，logo，日期地點，主辦單位 文宣設計需掌握注意力 (nice neat) 文宣色系一至 材質精緻 提供活動細節(內容，報名方式/日期，費用) 印刷項目 會前 信封信紙 宣傳品(海報，會議通知，報名表) 會議基本訊息(meeting title, date, place, phone web site) 會議內容 who should attend benefit Call for paper (if needed) Fee deadlines Sponsors