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学术探讨 对企业档案管理的论述 文／李鸿雁 摘 要：企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业新时期的发展需要，树立新的观念，建立 新的体制 ，实行新的管理制度。档案工作人 员亦应创新思路 ，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观 念，机制，管理的创新。 关键词：企业；档案管理；信息技术 中图分类号：G272 文献标识码：B 文章编号：1009-9166(2011)0017(C)-0342-02 企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现 作质量的根本标准。 代企业新时期的发展需要 ，树立新的观念，建立新的 三、信息技术在档案管理中的运用 体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面 置身干企业信息集成系统中，企业档案工作者将发 的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅 现企业档案发生了巨大变化。办公 自动化后 ，将出现 仅是档案部门或档案工作人员的事情 ，而是需要企业 无纸办公，企业每个岗位都能形成电子文档 ，这就要 所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事 求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解 业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是 纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料 如此。因此 ，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案 的形成、积累和归档，在各个管理岗位上负好应负的 管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机制、管 责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内 理的创新。 部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。 一 企业档案管理的重要性 档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保 企业档案是指企业在各项生产 、经营活动中形成 密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。首 的对 国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字 、 先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管 图表 、声像等不同形式的历史记录。各企业应在 日常 理后 ，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理 。 工作中，注意各种文件材料的形成、积累，并按一定 在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进 的要求进行科学分类整理 ，统一管理本企业各门类、 度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手 各种载体的档案 ，实现档案的有效利用。企业档案的 工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助 重要性主要表现： (一)企业的档案是企业科技发展 设计使产品图纸的设计、存储 、查询和修改变得快捷 的催化剂； (二)企业的科技档案是知识形态的生产 又方便。例如生产或开发一项较大项 目的产品就需产 力； (三)企业档案是企业经济效益和社会效益的表 生上万份的图纸 ，而其中许多又要承袭老产品的大部 现形式 ； (四)企业档案是企业文化的重要部分，是 分成果，因此，电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛 企业成功的金桥。 的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、 二、企业档案管理的原则 省力并且有意义得多。其次是企业档案的分类变化。 (一)统一领导，分级管理。企业内部的档案机构 旧有的企业关于文书档案 、科技档案、产品档案、基 要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建 建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打 立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施 破，取而代之的是以企业信息集成系统中各个管理模 综合管理。 块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管 (二)维护企业档案的完整与安全 。维护档案的 理系统中，计算机依照规定指令 ，根据工作 目标随时 完整，从数量上说 ，要保证企业档案在内容上齐全配 设立和调整类 目。各企业档案信息的分类不尽相同， 套 ；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更 有机联系，在范围上，应涵盖企业全部工作活动所产 能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况 ，分类 生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人 也将更