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论地质科技文件形成过程控制的可行性及方法 95
论地质科技文件形成过程控制的
可行性及方法
刘建媛
(中国建材地勘中心江苏总队)
摘要:本文论述了地质科技文件形成过程控制的可行性、存在问题及其解决方
法等。
关键词:IS09001标准文件过程控制可行性及方法
地质科技档案是地质科技活动的产物,是地质科技成果的一种表现形式,能否客观地反
映地质科技活动和工程项目的历史真实面貌,取决于在地质科技文件的形成过程中,有无控
制好文件材料的质量关。自中国建材地勘中心江苏总队于2000年应用IS09001质量体系
认证标准以来,广大地质科技人员都能在各项相关工程项目活动中,自觉地按照IS09f101质
量体系认证标准的要求,对地质科技文件的形成过程进行有效控制及把关,主动做好过程记
录、积累工作,从而有效地保证了归档地质科技文件材料的准确性、完整性、真实性及可靠
性。可见,只要充分认识和正确掌握了地质科技文件形成过程控削的特点和规律性,就有可
能做到地质科技文件形成过程的主动控制。
虽然我们已在地质科技文件形成过程的控制中取得了一定的效果,但由于诸多因素的
影响,依然存在着一些失控现象,如该形成的文件没有形成,该积累的文件没有积累,文件编
制的内容尚不太完整、准确,各级签字不完备、不规范等。存在这些问题的主要原因在于:
①工程技术人员对地质科技文件的形成重视不够,存在着重成果、轻归档的思想;②管理部
门的地质科技文件管理、检查和指导职能发挥得不太好,与生产部门的协作和配合不够;③
对法规文件的贯彻实施不力,有章不循,有法不依;④不按规章制度办事,只求迸度,不管质
量,缺乏科学的严谨作风。因此,为了加强地质科技文件形成过程的控制和管理,特提出以
下方法,供大家在工作中参考。
重视档案工作,增强档案意识
档案是国家的宝贵财富,是现代社会重要的信息资源。首先,单位主要领导的重视是做
好地质科技档案工作的重要因素和前提条件。单位的主要领导应积极支持档案人员的工
作,在实际工作中将档案工作摆到适当的位置。其次,广大工程技术人员应增强责任心。地
质科技文件的形成、积累及更改变化,是工程技术人员从事地质科技活动的重要内容和组成
部分,是他们应尽的职责。有关地质科技文件的拟制、更改、归档等标准、规定和要求,都要
由工程技术人员来贯彻,都应变成他们的自觉行动。因此,提高档案意识,增强责任心,树立
严谨的科学态度十分重要,是确保地质科技文件在内容上完整、准确、统一、协调的前提条
96 第四届全国地质档案资料学术研讨会文集
件。还有,提高档案人员的业务指导水平也是实施地质科技文件形成过程控制的重要保证。
地质科技档案人员要重视专业知识及有关文件的学习,不断更新知识,提高自身的专业水
准,才能在地质科技文件的管理范畴内掌握地质科技文件形成的积累情况,知晓怎样做才能
符合归档要求,这是地质科技文件形成过程的重要保证。
2贯彻标准,依法治档
地质科技文件是以特定的地质科技术语来表达人们技术思想的,是对自然界的认识和
改造情况的文字、图像载体材料,是地质科技活动过程中的历史记录,是进行科学技术交流
必不可少的工具。在内容上必须完整、准确、统一、协调、真实、有效;在形式上必须达到标准
化和规范化的要求,必须严格贯彻执行国家、行业、地区等的相关现行标准,这是地质科技文
件形成过程控制和确保地质科技文件质量的重要手段。如工程项目在施工过程中,技术人
员及时依据更新后的规范严格进行操作,从而保证施工质量,确保提供的数据属于有效数
据,提交的工程报告的质量得到保证,归档的地质科技文件材料符合要求,能够真实反映施
工过程。反之,提供的数据便属无效数据,结果需重新返工,则会造成人力、财力的极大浪
费。因此,提高执行规范、法规的自觉性,严格各项规章、制度,才能够依法治档。
3大力协同,各负其责
地质科技文件管理是地质科技管理的重要组成部分,实现地质科技文件管理,应由地质
科技档案部门和各有关部门共同承担,各负其责,密切配合并大力协同,要将其纳人工程项
目的管理工作中。对未能按要求形成的地质科技文件或已形成但不完整、不符合归档要求
的,应有一定的处理办法。在申报地质科技
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