文件包在电力建设项目档案管理中的作用.pdfVIP

理论广角 I酣焉=烹罴焉=焉 ‘‘ 文件包”在电力建设项目档案管理中的作用 秦淑华 (北京电力建设公司档案室北京100024) [摘 要]随着我国市场经纪体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列变化，对工程档案的收集、归档、管理提出 了新的要求。同时在国家电力体制不断改革的形势下，记录电力工程建设的档案在其形成、管理、利用等方面也日益复杂。电力工程建设中的档案牵涉 面广、专业性强，其工作的质量直接影响到工程建设。 [关键词]文件包 电力建设项目 档案管理 中图分类号：P208 文献标识码：A 文章编号：1009—91“(2010)36一0590-01 电力建设项目实行招投标管理后，施工项目多，标段多。一个单位工 管理，又要负责工程的资料管理，作到每个单位工程竣工后，整个单位工程 程可能分为几个标段，产生的资料分散。如何做到提前介入，全程参与， 的资料随“文件包”同时移交的资料室。“文件包”在移交时，要按规定的目 把事后控制改为事前介入，将对项目档案的管理从末端移到前沿，把档案 录和隔页纸格式整理后，经过质量科检验资料是否齐全、完整，资料室审核 工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系。 资料是否符合归档要求，符合要求的“文件包”由资料室保存作工程竣工档 1档辜管理的基本要求 案“文件包”是工程竣工档案的基础，以单位工程分类的“文件包”给组卷 将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理．与项目建设的各阶段同 带来很大的方便。组卷时，“文件包”中的资料齐全、规范，分类清楚，按照 步进行。从项目开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案 电力企业档案的组卷分类要求，“文件包”中隔页纸之间的资料可以直接组 形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。及时完整地收集归档项 卷。以“文件包”为基础整理竣工档案案卷的题名简洁、明了、类目清晰。“文 目建设过程中形成的各门类文件材料，并作到竣工档案移交“四同步”， 件包”的运行节省了组卷时间，而且避免了以往资料追、补造成的时间浪费， 是施工企业档案人员面临的主要问题，也是工作的重中之重。 做到了项目档案管理“四同步”。 为解决这一难题笔者根据20年做工程项目档案管理工作的经验，在 “文件包”管理制度中的“文件包”名称一览表把每个单位工程应该产生 2000年提出了建立由单位工程技术负责人为主体的项目档案管理网络。因 的文件详细列出，让技术人员在收集时不易漏项。把施工中产生的文件集中 为只有这个网络才能复盖整个工程，也只有单位工程技术负责人才能准确的 保存，防止了重要文件的遗失，保证了文件的安全。“文件包“由每个单位工 知道工程进展情况，并做到档案资料的随时收集，做到真正意义上的档案 程的技术负责人自己保管，增强了技术人员的档案意识和责任感，做到了把 资料收集工作与工程进度同步进行。怎样才能使工程技术人员加入到档案管 各方面的力量集聚起来，不只是档案员管档案，形成齐抓共管的整体全力，即 理工作中，并承担责任，在此基础上起草了“文件包”管理制度(文号z 全过程管理。 京电建办[2000]38号文件名：关于F发“文件包管理制度”的通知)，“文件包”管理制度简单宜操作。只要细心地按照要求坚持去做，就能做 并经企业最高管理者签发、执行。 好，没有难度。管理程序规范。从建“包”前需拟制的几个文件到对“文件 2004年又根据“文件包”管理制度运行情况起草了：关于加强工程档案 包”运转中的要求，都有一套完整的程序。效果明显。以我公司为列，从用 管理认真贯彻和全面推广使用“文件包”管理方法的通知。经企业最高管理 “文件包”形式接收的竣工档案来看，在齐全、完整、准确和文件的质量要求 者签发、执行(文号：京电建办[2004]6号)通过近10年运行，“文件包”上，较以前有明显的改观。另外，从某种意义上讲，“文件包”的作用就在于， 管理制度在我公司承建的电