XZ012-报刊、邮件、函电收发管理制度.pdfVIP

常州方圆制药有限公司 管理制度 Changzhou Fangyuan Pharmaceutical Co;Ltd 文件名 报刊、邮件、函电收发管理制度 颁发部门 总经理办公室 文件号 FY-XZ-012 起草人/日期 年 月 日 审核人/日期 年 月 日 批准人/日期 年 月 日 生效日期 年 月 日 目的：为规范公司报刊、邮件、函电收发，特制订本管理制度。 范围：本制度适用于常州方圆制药有限公司及控股下属公司。 职责/权限：公司总经理办公室负责公司各类报刊订购、邮件、函电收发的统一管理。 保安负责各类报刊、邮件、函电的收发。 内容： 1、报刊收发管理 1.1总经理办公室组织各部门订阅当年度的报刊，各部门于规定时限将所需要订购的报 刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚，并上报至总经理办公室。 1.2个人订购的报刊，应和总经理办公室报刊管理人员核对算价，确认无误后，当面缴 款；公费订购报刊则由管理员持订单到财务部门办理付款托收手续。 1.3报刊收发 1.3.1保安每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登 记并要求补缺退余。 1.3.2保安收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。 1.3.3公司订购的杂志及时移交至公司图书室。 2、邮件收发管理 2.1外来邮件一律经保安室签收分发。 2.2凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等保安应做好登记，并通知收件人到保安 室当面签收。 2.3一般公启函、电由保安分发至各部门，邮寄给公司或公司高层管理人员的，应及时 送至总经理办公室，再由总经理办公室专人分送至相关人员处。 2.4员工私人信件，保安根据收件人的姓名，将邮件分发至各部门，不知道归属部门的， 第 1 页 共 2 页 常州方圆制药有限公司 管理制度 Changzhou Fangyuan Pharmaceutical Co;Ltd 应在保安室醒目处告知，由个人自取。 2.5不论公私邮件保安室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来 函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。 3、函电收发管理 3.1各部门因公需外发快递，经办人员应于每天下班前将快递送到保安室，平信邮寄请 直接投递到邮局。 3.2每天下班前，保安室应将当天外发函电清点，累计送交邮局、快递公司上门服务人 员。 3.3公司复印室的传真由总经理办公室专人负责接收、分送。 3.4各部门所属传真机接收的传真由各部门负责管理。 第 2 页 共 2 页