word课件马成功主讲word邮件合并功能的用法.ppt

邮件合并证书 文档类型选择信函 采用文本框布局 数据源使用excel 合并结果为合并为新文档 邮件合并批量套打不干胶标签 文档类型选择标签 默认标签提供的布局模式 数据源使用excel 合并结果为合并为新文档 如何群发电子邮件 我们在使用163、sina、sohu等邮箱时可以他人发电子邮件，也可以通过提供的群发功能实现对多人群发。 这种群发条件是： 必须通过网上传播 必须先登录某个网站 必须事前获取对方的邮箱 网对网传播 网 网 手机群发短信 我们现在用的大部分手机在发短信的时候也可以实现群发。 手机 手机 Word提供群发邮件的功能 由word邮件合并功能提供的可以从本地群发到对方邮箱的功能。 本地 网络 Word内实现群发邮件的条件 满足以下条件： 必须联网 数据源里含有邮箱数据 本机必须安装有微软公司开发的outlook express 或outlook 2003 软件 Ie浏览器进行相关的设置 最后结果并没有真的发送到对方的邮箱里还得通过outlook进行二次发送。 链接时出现的问题如下： 合并完后数字的小数点增多 链接途中打开数据源 打开曾经链接过数据源的文档时 小技巧：如何解决数字类型域后的小数位数增多问题 在插入的为数字域内输入 {mergefield “某域” \#”0.0”} 则保留一位。 在该数字域的前方输入英文=,在用新域括起来{= {mergefield “某域” \} } 在数据源上添加一行无意义的文本 在word内单击”工具菜单”—选项—常规—勾选“打开时确认转换”（该项默认没被选中） 小提示： 链接状态时 数据源文件不能改名 不能删除 能打开，但会有提示 如果此时复制该源文件，则复制的源文件不会有提示 打开曾经链接过数据源的文档时 我们默认加入的域虽然能进行一些相关的设置，但是： 如果数据源里没有相关的数据如何办？ 想实现智能判断是该如何？ 在邮件合并当中插入其它域的设置 插入普通类型的域 插入智能判断类型的域 我们上述讲述的一切操作都是基于通过邮件合并工具栏进行的，其实在使用邮件合并功能合并文档时还可以通过向导的方式逐步的完成，只不过它的灵活性欠缺些，不建议采用向导的方式合并。 通过邮件合并向导 单击工具菜单---信函与邮件---邮件合并 该向导需要分六步完成 通过邮件合并的域 这个不做要求 最爱刘亦菲最爱刘亦菲 此教案是，马成功2009年12-29日制作， 在本人未经允许的情况下，请勿随意 传播本教案，更不能轻易用于商业用途 否则本人有权诉诸于法律。 2009-12-29日于北京 链接的方式大同小异 数据源文件制作的要规范 都有相同的特征：二维表格的特征 一般选择excel做数据源文件的居多。 邮件合并的使用步骤 大致可以分为以下三个步骤 制作数据源 制作主文档 利用邮件合并功能合并需要的信息 形象比喻 邮件合并功能 数据源 主文档 需要的文件 需要的文件 需要的文件 需要的文件 需要的文件 需要的文件 Word提供的邮件合并功能类似于合成中心，它把数据源提供的数据和主文档逐一合并出来并生成我们想要的文件。 有句歌词唱的好：“请把你的歌带回我的家，请把你的微笑留下” 家就是平台 歌声就是一条条的数据记录 在邮件合并当中的主要的步骤： 选择主文档类型（平台类型） 链接数据源 插入数据字段 预览结果（不是打印预览） 合并 这几个步骤可以通过以下来完成 方法有三种： 通过邮件合并工具栏 通过邮件合并向导 通过邮件合并的域 通过邮件合并的工具栏设置 选择主文档类型（平台类型） 链接数据源 插入数据字段 预览结果（不是打印预览） 预览的目的： 防止合并错位，格式发生冲突，尤其是在套打的时候一定要预览以下。 注意：必须文档内添加了数据项后才能预览，否则该项无法使用，灰色的。 合并结果的设置 只有在主文档中已经和数据源建立链接后，才有合并结果设置的可能，否则全是灰色。 合并结果共有四项选择 合并到新文档 默认的合并方式 快捷键alt+shift+n 在新文档中显示合并结果 多条记录放置在一个文档内 每一条记录单独的显示一页或多页 根据主文档页数而定 合并到打印机 将合并结果直接发送到打印机 不会产生新文档 应充分检查邮件合并结果的正确性，以免浪费纸张 慎用此项 打印机要配置妥当才能打印出来 合并到邮件 不会产生新文档 会把每条记录相应的分别以电子邮件的形式”发送”到指定的邮箱中 前提： 数据源中必须有邮箱数据 电脑必须安装有相应的软件 合并到打印机 不会产生新文档 会把合并的结果相应的分别发送到指定的传真机中（按指定传真号分发文件） 使用前提： 电脑中必须安装有相应的传真程序和传真调制解调器才可用 还要考虑不同对方的传真情况（手动收发、自动收发………） 慎用此项 总结 不同