如何利用_Lotus_Notes_提高工作效率.doc

如何利用 Lotus Notes 提高工作效率 文档选项 打印本页 将此页作为电子邮件发送 级别： 初级 张 思思, 软件工程师, IBM范 玉珍, 高级软件工程师, IBM孙 悦, 软件工程师, IBM 2009 年 8 月 13 日 Lotus Notes 作为新一代的协作平台，不仅拥有电子邮件的功能，还提供了先进的文档型数据库、办公自动化、Web 服务和开发环境。Notes 85 中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介绍 Notes 常用的一些技巧以及常见问题的解决，帮助您更好的利用 Notes 来管理日常工作，提高工作效率。 利用 Notes 更好的管理您的日常邮件 邮件是我们每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。 设置邮件规则 打开邮件数据库，如 图 1，选择 More - Mail Rules。然后点击 New Rule，如 图 2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。 图 1. 设置邮件规则（查看大图）图 2. 新建邮件规则（查看大图） 设置重要邮件提醒 打开 File-Preference-Mail( 如 图 3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被注意到了。 图 3. 设置邮件背景和字体颜色（查看大图） 备份邮件 当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择 Archive-Settings 可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如 图 4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在 Archive-Settings 里设置 schedule 来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图 Archive 下面方便的找到您备份的这部分邮件。 图 4. 备份邮件（查看大图） 设置邮件回执 如果对某些重要邮件，您很想确认对方是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击Delivery Options，在这里勾上Return receipt。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。 图 5. 设置邮件回执（查看大图） 设置 Out of Office 当您休假的时候您可以在邮件里设置 Out of Office。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复Out of Office的信息，以免耽误重要事宜。 图 6. 设置 Out of Office（查看大图） 保存 Stationery 如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等 ，选择More-Save as Stationery（如 图 7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的 Tools-Stationery（如 图 8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。 图 7. Save as Stationery（查看大图）图 8. Tools-Stationery（查看大图）  回页首 利用 Notes 更好的管理文档数据库 Notes 提供了强大的文档数据库的功能，巧用 Notes 来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。 创建 Bookmark 通过创建 Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（图 9）。 图 9. 创建 Bookmark（查看大图） 快速查找 Workspace 里的数据库 方法一：通过建立多个 workspace 页面来分类管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如 图 10）。 图 10. 设置 workspace 页面 方法二：当 workspace 里有很多数据库的时候，可以通过在 OpenList 里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在 OpenList 里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如 图 11）。 图 11. 在 OpenList 里查找数据库 方法三：在 workspace 页面上通过 Ctrl+F 来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F 不局限于 workspace 的当前页，而是会遍历 workspace 上的所有数据库名。