构建服务民生电子档案系统提升档案信息服务工作质量.pdfVIP

2010—12 经验交流 构建服务民生电子档案系统 提升档案信息服务工作质量 口师永伟刘延平 近年来。山东省威海市工商局充分发挥登记注册职 (三)人才长效培育机制。一是建立内部交流制度。 能作用。围绕“民生”和“科技”两个立足点，以服务民生 每季度组织召开一次档案管理工作经验交流会议，由市 为目标，以科技提升为手段，努力构建了“服务民生电子 局档案管理人员、各分局分管领导及档案直接管理人员 档案系统”，将图片信息、移动电话、网络视频等多媒体 参加，全面总结交流档案管理工作中的先进做法和存在 介质有效融入企业档案，进一步提升了档案信息服务社 的问题，结合实际进行推广或加以改进。二是建立外出 会的工作质量和效率，有力地促进了整体社会经济科学 学习制度。采取请进来、走出去的方式培训档案人员，与 发展。 市档案局建立长期联系制度，每年定期邀请市档案局的 专业人员来机关指导档案的立卷、归档具体业务。定期 一、健全四项机制。构建服务民生电子档案系统框架 组织档案管理人员到省内外兄弟单位进行观摩学习。学 (一)电子设备管控机制。全系统先后投入资金380习他们的先进经验，使电子档案的整理、分类、立卷、归 多万元。购置了档案密集架、计算机、扫描仪、激光打印 档工作更加科学化和规范化。三是建立岗前培训制度。 机、触摸屏、光盘刻录机等硬件设施，依托0A办公局域 要求各单位档案岗位工作人员上岗前必须接受为期一 网建立起全市企业档案数据库，实现了市局与各分(市) 周的岗前培训油市局专职档案管理人员以“挂岗培训” 局档案管理部门之间原始档案信息共享。同时，积极引 的方式，进行“一对一”实践模拟练习。确保档案岗位工作 进并应用档案管理软件。通过内部分类运作与终端操作 “零差错”。 程序优化，有效地将工商企业档案管理数据库与电子处 (四)监督责任跟踪机制。制定了《档案电子服务系 理系统相融合，实现了档案信息自动记录、自动提档、逐 统责任追究办法》，各科室、分局、工商所都配备了政治 级查阅等多项功能，为全面构建民生档案电子服务系统 素质高、工作责任心强的兼职档案质量监督员，市局成 打下了坚实基础。 立了由分管局长牵头的档案工作督导小组。监督员负责 (二)运作流程规范机制。为加大各个环节的管控力 对本单位的档案数据录入、查询服务等工作进行督导， 度，确保电子档案服务系统顺利推行，针对可能出现数据 对可能存在的数据差错、违规操作等问题及时发现并予 质量问题的环节制定了《企业档案中心管理办法》、《档 以纠正，并与档案直接管理人员对档案工作风险承担连 案库房管理制度》、《企业登记材料移交接收制度》、《企 带责任。市局督导小组负责定期组织基层档案工作督 业档案修改登记制度》、《企业档案定期录入制度》、《电 查活动，采取逐个巡查或随机抽查的方式，对基层单位 子档案系统维护制度》等12项规章制度，分别对系统日 档案电子服务系统管理工作进行检查，根据检查结果评 常管理与维护、原始数据录入、岗位调整交接等流程进 出“十佳档案工作先进单位”，纳入基层年度考核责任 行了明确规定，坚持定岗、定员、定责的“三定”原则，严把 制范围。 档案数据的各道关口，有效地规范了运作流程。同时，借 助档案软件的权限等级特点，将注册局、办公室、人事政 二、突出三大功能。推进服务民生电子档案系统建设 工科等6个相关科室确定为档案联合管理部