我国档案管理智能化发展趋势研究.pdfVIP

现代商贸工业 No．08，2013 ModernBusinessTrade 2013年第08期 Industry 我国档案管理智能化发展趋势研究 赵恩玉 (辽源市档案局，吉林辽源136200) 摘要：在计算机信息化刺激下，档案管理智能化趋势越来越突出，并应用到实际管理工作中。对其发展必然性以及 ‘ 趋势化进行讨论，并提出促进其发展的一些措施。 关键词：档案管理；智能化管理；发展趋势 一 中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号：1672—3198(2013)08一0164—01 l计算机时代下的智能化管理 就提升了文献检索的准确性和范围性，使人们能够以最快的速 随着信息时代的到来，计算机技术已经运用到档案管 度找到想要的相关文献，而且各类文献也以“期刊”、“硕士文 理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描 献”、“博士文献”等方式进行分类，突出了文献的重要性和性能， 仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门， 进而提升了文献选用率。 而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支 2．3智能化应用 持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案 档案管理智能化将档案进行信息化、数字化、智能化处 管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度 理后，以程序的形式存在，这就刺激人们在进行档案采用 的保障下，如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格 时，以网址、程序的形式进行搜索，同时，网络提供的大规模 规定下来，这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件， 空间，提升了档案的利用空间，尤其是一些专业性、科研型 刺激了档案数据库中信息资源的建立。 共享资源，在很大程度上实现了资源共同利用价值，进而以 从档案管理自身发展来看，其一，随着信息化时代的到 档案使用的反作用，实现了档案的丰富与发展。当然，不同 来，档案管理的数量、种类不断增加，其形式不断发生变化， 的档案形式具有不同的利用途径以及价值，如电子档案智 如现代的电子档案、数字档案、快照档案等，这就刺激了原 能化管理，可提升企业与客户之间的交流，加强两者之间的 来的档案管理方式的改变；在人类知识化的今天，档案容量 了解度与合作度，可以进行商情预测，提升企业市场预测 不断增加，其内部信息量的增加，必定要求具备高储存、高 力，可以进行智能化营销等，总之，其信息提供范围和途径 输出性能的技术为保证，而要实现对新形式、新内容档案的 的拓展，有效提升了档案管理的价值。 管理，必须借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信 3提升档案管理职能化的措施 息的刺激下，人们的知识容量提升，对知识的要求量远远超 3．1完善管理机制 过以前，这就要求具备大容量的共享信息，而智能化管理为 各种档案信息资源都存在一定的逻辑性，在信息录入 实现资源共享提供了开放性的平台，这就利于实现档案价 后，就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联 值。其二，现存档案自然老化、人为损失的现象严重，而采 系，在进行计算机网络化管理中，一定要将其进行统一化规 用智能化档案管理方式，可有效保护档案原件、延长档案寿 定，从而提升数据库的完整性和安全性；制定统一性标准， 命，同时可充分利用信息化、智能化管理降低原档案的损失 管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标，这就 和丢失风险，并针对于损失文件采用数字拷贝等方式进行 要求进行规范性的制度约束，强调各个管理部门与管理信 复原处理，这对保护原档案起到了积极作用。 息的链接性，以实现档案信息网络畅通无阻。 2档案管理智能化发展趋势 3．2巩固保障因素 2．1智能化存储