持续改进你的纸笔GTD系统.docVIP

持续改进你的纸笔GTD系统 开始接触GTD的时候，总是想去找合适的软件，最后才发现，还是纸笔的GTD系统最适合自己。我觉得原因在于PC上的软件不是随时都能看到，无法做到随时产生的想法都能丢进Inbox；而手持设备还在一定程度上存在着输入障碍，就是从想法到输入无法像纸笔那么流利。GTDLife.cn详细描述了为什么纸笔备受时间管理者亲睐。在Lifehacker上的GTD工具评选中，以Moleskine为代表的纸笔工具当选最佳工具。另外，在GTDLife的投票上，纸笔以微弱劣势屈居Outlook之后，位列第二。当然，最适合自己的才是最好的，好工具还需要自己改进。 网上流传很广的是用Moleskine做GTD，还有人给出了详细的Moleskine Hacking的步骤。但是我一直有疑虑，一是Moleskine那么贵，二是Moleskine是钉死的，有的时候想灵活处理都不行（比如你的Project差一页……）。于是我想，能不能用活页本？ 改进一：使用活页本 于是兴冲冲跑到淘宝上买了Keny的A6型号的活页本，比其Moleskine动辄上百块的价格，还是很能让人接受的。而且，活页本可以用很长时间哟。 活页本的一个问题就是要补充活页，而且本子本身所带的活页可能并不好看也不好用。受DIYPlanner的启发，发现用Open Office的画图工具能够很精确地控制画图，于是兴起了自己DIY的念头。于是，用Open Office Draw画好了我自己的模板（下载见后）。 当然，首先要实现的是GTD里面最重要的概念，“收件箱”和“下一步行动”。我用每两页表示一天。左边用来收集要做的事情，有什么念头就记在上面。而每天处理的时候就抄写到右面来，把左边的条目划掉。要做事情的时候，按照右边的列表来进行就可以。看着事情一件件划掉的感觉很爽的。 使用一段时间之后，我发现简单的Inbox和Next Action确实能帮助我保持头脑的清空。但是有两个问题，第一，在把事情投入Inbox的时候，我并没能分清事情的轻重缓急。如果每天在做的都是一些鸡毛蒜皮无关痛痒的小事，怎么能保证长期目标的实现？第二，在安排每天做的事情上，对于时间的估计不是很准。我一般会给自己安排较多的事情，而完成70%-80%就觉得不错了。但是长期来说还是会造成心理的负担，影响心如止水的状态。看来还得继续进行适合自己的改进。 更新（2009-3-21）：最近发现A6的本子做Inbox和Next Action还不错，但是放Project还是弱一点。于是换了一个大一点的本子，发现钉死的本子也有解决的办法，详细的叙述请见本系列第二篇。 改进二：给“收件箱”加上轻重缓急 针对不能分清事情的轻重缓急，无法保证长期目标实现的问题。我在Inbox的左边加上了一列，把Inbox分成了四个部分，分别针对于高效能人士的七个习惯中的紧急重要四象限。 注：我一直觉得四象限有点奇怪。那天突然发现原来这个四象限的顺序跟数学里面学的不一样…… 只不过我们在这里把四象限纵向排列，更有利于我们分清事情的轻重缓急，从而更有组织性。同时左边空出来的一列可以记录事务拖延的次数（下图是我的本子=D）。 改进三：时间估计和记录 针对给自己安排任务过多（或者过少）的情况，我在Inbox的右边加上了一列，进行时间的估计。在Next Action的右边也加上一列，进行时间的记录。每天写下任务时估计任务需要的时间，完成后总结花费的时间。这样经过一段时间，就能修正自己对于时间估计的误差，增强自己对于时间的控制，以及对于自己工作效率的认识。可以说，这是我们客观认识自己的一种方式。当然，这有点相当于变相的时间日志TimeLog, 不过我觉得相对时间日志来说，这种方法能够更好的帮助我们认识自己的工作效率。 我的A6的模板可以在下面的链接下载，一般打印机双面打印就基本上对齐了，再用剪刀或者裁纸器切成合适的版本，再用打孔器打上孔就OK。如果你是别的型号，可以修改我的Open Office文件。 Inbox Next Action (PDF Edition) Inbox Next Action (Odf Edition) 每天的事情能够有效处理了，但是长期上的目标的设定和每天的结合还是没有着落。不用赘言，长期来说，习惯的养成是一个重要的因素。习惯能够帮助你在不知不觉之间完成你想要完成的很多大事。之前在Productivity501上面看到过关于习惯列表的一个小技巧，于是我把它搬到了我的GTD系统中。 改进四：习惯表格 左边是习惯养成的表格，这样可以在每个月对于自己的习惯养成的完成情况进行总结，看自己一般来说可以完成几个习惯。右边是每月计划，这样可以在每个月对于自己的目标和作息习惯进行调整。我现在还加上了Don’t List来戒掉一些坏习惯：） 我的A6的模板可