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谈谈如何做好高校合并期间的档案工作 王 军 高校合并办学是当前高教管理体制改革和布局结构调整的重要举措，是高等教育适应市场经济体制需要，优化教育结构，提高教学质量和办学效益的具体措施。高校合并办学，在很大程度上克服了原有体制下所形成的办学分散、效益低下的弊端，实现了合理资源配置，优化专业结构、优势互补、资源共享，显著提高了教学和办学效益。自1992年3月起至2004年，全国近300所高校组建为120余所。 就档案工作来说，高校合并后，档案馆(室)的合并首先摆在面前。从目前情况看，各合并高校普遍的处理方式就是合并前的档案各自为一个全宗，合并后形成的档案才组成一个新的全宗。由于高校的基本职能活动相同，势必造成合并前各全宗之间有大量的重复文件。在院校合并的过程中，人们更多关注的是通过机构和人员的调整来实现人、财、物等资源的重新组合和优化配置，而对档案部门及其档案的特殊性以及由此出现的问题往往认识不足。由此，给档案管理带来一系列问题。 一、合并高校档案工作面临的问题 1、档案科学管理的难度加大。合并的院校或是设立若干个分校区的院校，往往都是多校区、异地办公和异地办学的状况，甚至有的校区之间距离很远，为方便利用，一般都是就地存放。而在合并以后甚至合并后几年中，合并高校都面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之并校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不同等。管理这些存放于不同校区之间的档案难度显然要比管理那些集中保管的档案要大，而且在管理中还要兼顾档案的安全、档案工作人员的分配以及资源共享等诸多方面。 2、档案管理模式的重新构建面临困境。档案管理模式是合并高校档案工作实质性合并的首要和关键因素。合并前的各校，都有一套经过多年不断完善，且已经习惯了的管理模式。高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随并校后归属岗位的变化而发生了变化，并校前的各校经多年努力建设的档案管理模式随之解体。新的档案管理模式在建设中因并校后分校区办事、管理上的分散性、兼职档案员与档案馆(室)综合管理人员之间联系等因素，使档案管理模式构建存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于校址不集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。 3、档案现代化管理面临新问题。在学校合并中，各校区仍使用着各自的计算机综合管理系统。这些管理系统有可能出现不一致的情况。要维护高校全宗管理的完整性就必然包括档案信息数据的完整性，以顺利实现异地档案信息资源共享。特别是合并后，档案部门无法对产生于学校各部门的教学、科研和管理等数据实现一次性的存贮和检索。例如：我院档案室采用局域网的计算机管理，与各部门的管理系统互相物理隔绝。要推进档案的信息化建设，就必须解决这个问题。 4、档案业务标准不统一也带来很多问题。档案产生于不同的地点，档案在收集、整理、统计、保管、编研、利用等工作环节应有统一和规范的做法，具体到包括全宗号、档号的设置、著录的规则、编研材料的选题、实体的排架、保护手段等，而合并前的各院校往往有着已经习惯了各自的管理模式和做法，要统一到一个档案业务标准，其难度和工作量很大的。 合并院校在合并过程中就档案工作方面遇到的难题和困境前已述及，笔者认为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取积极有效的解决措施。 二、高校合并后档案工作的思路 1、强化档案意识，加大档案工作宣传力度。在院校合并、机构改革和人员调整期间，原有各校档案管理水平参差不齐，有的档案工作人员档案意识还很淡薄。因此，要大力宣传档案工作在高校发展事业中的重要性，要与学校主管部门多联系、多沟通，以便增进了解并寻求支持，利用学校有关报刊、文件、会议来宣传、报导、布置工作，提高全体教职工尤其是领导的档案意识和档案法制观念，也能在经费、设备、馆舍及其库房建设等方面得到学校更多的投入。 2、加强档案管理制度建设，建立健全档案管理网络。江泽民同志曾经说过：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。”因此，加强档案管理制度建设，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并高校搞好档案工作的关键。在这方面，一是要根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，针对合并高校档案工作的具体情况，重新制订或修改档案工作制度；二是要充分利用高校合并前各分校档案工作制度的原有基础。如淮北职业技术学院1999年由淮北矿务局职大、淮北教育学院、淮北广播电视大学合并而成，就大量采用了原淮北矿务局职大的档案工作制度。 档案按全宗管理，是档案管理工作的一条重要原则。正确合理地区分档案全宗，是并校后档案管理首先遇到的问题。根据