pr技巧- 如何组织媒体专访v.版本.doc

管理培训文档 如何组织专访 流程图 D日 前7日 D-1日 D日 细节说明 采访前： 明确专访目的：一是客户的目的，客户希望通过此次专访宣传什么主题，面向什么受众，达到什么效果；二是我们的目的，我们希望通过此次专访发出什么样的文章，多大的版面，什么样的版位，什么时间刊出。 挖掘背景资料： 需要准备的核心文字资料： 对内部：进程表 对客户：媒体名单、媒体手册(BRIEFING BOOK) 关于媒体：在业界的地位，读者中的影响。记者在报社的地位、影响，能力，稿件的质量，有无版面，以往接触中的印象（可多方查证或提早接触）。 对媒体：公司简介、人物简介、产品简介 关于客户：职位，擅长领域、（媒介经验，个人习惯）。 注意：如果是第一次接触客户的媒体/记者，则应酌情预先介绍客户情况，协助其找准角度、完成提纲。如果是第一次面对媒体的客户，或有受访经验但首次接触某家媒体，则应酌情在收到提纲后、专访前给客户“吹风”，即向其简要介绍媒体、记者背景和采访话题，便于客户提前准备。 专访媒体沟通（媒介代表） 媒介代表应与专访记者充分沟通，详细介绍客户的情况，确保记者有兴趣参加专访,对专访的事件背景情况十分清楚; 引导记者根据我们建议的方向来报道，重点媒体应该面谈; 争取提前拿到记者的专访提纲; 邀请应做到两遍以上; 重要人物可以请摄影记者; 专访物品准备（客户代表） 租用场地（采访 / 用餐） 会务资料：数码相机、录音笔/采访机电池（重大活动时可以请速记） 专访费用（如无特殊安排，则500元/家） 签到用品（签到薄、签到表、签字笔、通联表） 职业装 如果双方需要翻译协助沟通，则应预订翻译人员，向其“吹风”，并提供有关资料（如客户简介、媒体手册、专访提纲等），使其有备而来。如果需要现场留影，则提前预订好摄影师或自带相机。 新闻资料夹： 标准新闻稿 客户简介 产品简介 高层简介及照片 存有以上资料的软盘 采访中： 签到：公关人员提前到场布置场地（如需要） 介绍双方：引导记者与客户认识、交换名片，简短开场白 采访正式开始后：录音（要随时检查采访机是否运转正常、单面结束后及时换面或换带）、记录（记下记者问题和回答要点即可）、照相（受访人或/和现场场景、双方合影）、把握整体氛围节奏和话题方向 注意事项： 记者跑题：要委婉地把话题牵引过来，不让记者感到尴尬。 记者问到敏感问题：如果客户完美回答此问题，则在回答后引导记者回主题；如果客户感到为难，我们要主动解围。 记者不在状态：如果记者心不在焉、思路停滞等不在状态，可问清原因，如熬夜、生病等，让客户理解。同时向客户申明我们会随后把相关详细资料发给记者，并深入沟通，跟进稿件。 按照采访需要安排时间长短。不能太早或太晚。考虑到路途/进餐的时间。 交通是否方便。 环境是否够档次、安静、空间足够大。 公关人员态度、穿着等礼仪。女士着淡妆。 采访后： 媒介代表应在第一时间向媒体提供当天专访录音整理、被访人物照片、资料; 及时了解记者对专访的感受、计划写什么样的文章，引导记者的思路朝预期的方向发展。 客户代表在专访结束后24小时内将客户经理/项目负责人确认的POSTMORTEM发给客户作为小结；及时了解客户的反馈：满意在哪，不满意在哪，采取适当的补救措施；如现场客户端出现纰漏，可建设性地提醒客户如何改进。 媒体代表催促记者将成稿发回确认，并了解截稿、刊出时间，专访2天后提供专访反馈表 （要求：大众媒体1000字以上;专业媒体2000字以上）; 收到文章后，客户代表中根据媒体的截稿、刊出时间，先预审把关，修改后方可交客户确认（稿件处于修订模式）; 客户确认文章返回媒体; 文章刊出后及时收集，并把样刊传递给客户。 附件一：媒体手册模版 (briefing kit全文的中文使用华文细黑，小四/五号；英文使用Arial, 12磅) （briefing kit 封面首行为客户logo，如客户无法提供，可从客户网页下载） （客户logo与以下文字空1行） 实达集团福州专访 媒体手册 （封面标题分两至三行，居中，每个单词的首个字母均大写，华文细黑 / Arial, 28磅） （封面右下侧为灵思logo, 华文细黑 / Arial, 五号） 北京灵思企业管理顾问有限责任公司提交 北京 2003年5月27日 （最后一行与页边齐平） （下文与上线保持1-2行距离，具体按本页宽松程度而定。全文除第一页外，页眉需有灵思logo和中英文对照名称。） （目录页全部黑体，单独成一页，如整个briefing kit页码较多，请在目录页标出页码） 目录 (目录标题为华文细黑 / Arial, 黑体，三号，靠左。) 媒体沟通会日程安排 新闻夹资料清单 媒体名单 媒体、记者简介 专访提纲 QA 记者样稿