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科技查新流程分析 上海科学技术情报研究所 肖沪卫 2010年1月12日 查新流程 受理程序流程 1 接待委托人 2 分析项目类型 3 提供资料 4 填写委托单 5 订立合同 受理程序人物关系 1、接待委托人 1）委托人类型 2）接待方式 3）接待员 4）初审工作 1）委托人类型 查新委托应由项目负责人或完全掌握课题的人员办理。在实践中，发现以下几类查新委托人值得关注并须采取相应的应对措施： （1）轻视型；（2）紧迫型； （3）关系型；（4）隐瞒型； （5）宽泛型。 轻视型 走形式：以为查新只是例行公事似地到有关部门盖个章，走走过程，拿回一纸证明 由人代：由行政人员或对课题不甚了解的工作人员代替，查新的人“讲不清”、做查新的“听不懂” 轻材料：有的只提供一个项目名称和几个关键词；有的仅提供很简单的摘要；有的仅提供一篇文章；有的甚至仅通过电话告知大概的检索范围；或递交的材料缺乏真实和可靠性 轻内容：材料齐全，包装也好，但实质性内容没有，只是一些华丽的词藻，看不出有什么新颖 轻视型对策 向用户宣传查新的价值： 有助了解所在领域的国内外现状和发展趋势,弄清项目的研究价值，帮助确立研究方向 提供大量有关的文献,从中了解和借鉴许多相关经验,吸取别人的失败教训 提高选题针对性,增加成功的机会 可以节约大量的时间、精力 要求用户重新派人：对于由人代的情况，要求委托单位重新指派熟悉项目的科研人员前来委托。 急迫型 上级部门要求查新了，临时抱佛脚，忙得晕头转向，在查新工作人员身后一阵紧催，要求查新机构很短的时间内完成查新报告，恨不能立等可取。 这种情况让查新人员很是头疼：如果回绝，得罪用户，影响项目申报；如果受理，又会因为时间仓促，很难保证质量；查新项目相对集中，一时间内查新人员忙得不可开交,只得加班加点,容易造成查新人员体力和脑力透支,心理负担加重。 急迫型对策 ①让委托人明白查新需要时间。 ②呼吁管理机构注意合理安排时间，各立项项目之间时间错开，并适当延长每个项目的申报时间。 ③呼吁申报单位提前准备，适当情况下，允许查新材料准备和查新工作同步协调进行。 ④针对查新流量过分集中问题，通过经济杠杆加以调节，比如按照加急程度决定收费多少。 ⑤科技查新机构挖掘潜力。如形成核心查新人员、兼职查新人员梯队结构，组成机动的科技查新队伍，并制订相应的激励机制。 关系型　 用户攻关：查新委托人由某个领导陪同而来；办理查新时托人“打招呼”；向查新员施以小恩小惠，直接与之“建立感情”。 查新在同一系统内进行：如高校各院所的查新一般都在设有查新站的本校信息部门进行;各行业部委所属院所的查新也大都在本部的科技信息所进行,这就可能出现为了本系统的利益而影响查新公正性的问题。 行为目的：所有这些行为的目的无非有两点：想提前取报告；希望查新报告能按自己的意愿下结论。 关系型对策 让查新委托人明白：查新人员主要是根据所查项目的查新点以及相关文献的检出情况，得出公正的结论。 对每一位查新委托人一视同仁，客观公正地对待每一个查新项目，注意维护查新机构的尊严，切实让委托人感受到有无“关系”“后门”是一个样。 从体制上来解决，如让上一级科技管理部门统一委托办理；回避本单位给本单位用户查新；把查新部门放到社会中，成立一种像法律事务所一样性质的机构，政府对其进行指导与监督，另受行业规范及自律制度的制约。 坚持原则性和灵活性相统一。 隐瞒型 担心泄密：生怕公开之后被人仿冒，因此存在戒备心理，不愿多谈核心技术，只是一味强调自己的项目与别人不同。 没有创新：为晋升职称等原因才搞科研，心里清楚自己项目很难立项或报奖，但为了得到好结果，递交缺乏真实性和可靠性的材料；提供多个不切实际的查新点；对技术避重就轻，一些硬性指标达不到的，含糊其词，或避而不谈；故意使用非规范或非专业或生僻的术语。 认为查新是查新机构的事：查新人员应该对每个专业都很精通，不必进行详细的说明，因此，当被问及一些问题时，不太愿意配合，只是给予简单的回答，不作详细的解释，搞得查新人员“不得要领”。 隐瞒型对策 表明查新人员的态度和责任，对于担心技术泄密，不愿全面介绍项目内容的委托人，需要说明查新人员有保密规定和义务，以便获得理解与支持。 告知查新委托人应尽的义务，某些“技术秘密”正是查新报告结论的重要支撑，应该公开，“独特”、“专有”是不被考虑的，否则可以不受理该项目。 尽量站在委托人的角度为他们考虑问题，如果提出的查新点已足够说明新颖性，那么查新人员就应该帮助出主意，合理保密，最关键的核心技术就尽量不予公开。 对于刻意编造生词或技术内容的委托人，可以要求其提供参考背景材料以判断真伪。 宽泛型 把几个研究项目合并在一个课题查新 把所有的工作列出，没有突出重点 宽泛型对策 要求符合单一性，并按几个项目收费 告诉用户越泛越没有新颖性