《办公室环境管理》.ppt

模块二 办公室管理 通过秘书办公室管理工作的学习和训练,掌握办公室环境的设计和布置能力；妥善管理办公用品的能力；印鉴管理和邮件处理能力。 项目1 办公环境管理 办公室环境布置要求： 2、听觉环境：安静，无噪音 ①避免户外声音干扰； ②避免办公室内声音干扰； ③避免办公设备声音干扰。 3、空间环境：无障碍 ①桌椅摆放合理，便于行走： ②没有私拉乱扯电线或电话线； ③常用档案柜及其设备应就近摆放； ④公共走道或安全出口不能摆放其他物品； ⑤秘书座位与上司座位临近，便于沟通。 办公桌面整洁有序。 ①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。 ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。 ③办公必需品齐备。 ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。 ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应该高档而有品位。 4、视觉环境： 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 办公室内覆盖物: ?(1)有效地使用颜色。 ?(2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。 ．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。??? 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。 5、办公室的保健与安全环境管理 识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。 情景分析： 顾客王某在某公司看到如下情景：秘书钟苗正站在有轮子的办公椅上取文件柜上面的东西；一办公人员正在搬动办公室一角放置的一堆东西，显然在寻找什么，王某瞅见灭火器被压在下面；窗外的阳光直射到窗边的电脑上。顾客王某看此情景皱起了眉头。 请问：王某为什么皱眉头？ 实训1： 方圆公司新搬到一座办公楼，秘书小韩要选择、布置总经理办公室和秘书办公室，她要从以下几方面进行布置。 1、选择总经理办公室和秘书办公室的位置、朝向。 2、总经理办公室室内环境：需要哪些办公设备、会客用品？如何摆放，窗帘的颜色、材质选择；光线、空气如何优化？。 3、秘书办公室室内布局：（面积、办公设备、视觉环境要求） 请为秘书小韩做出设计 参考案例：秘书与领导办公室布局 冯市长的办公室就在黄一平（秘书）斜对门，中间只隔一道宽大的走廊。如此设置的好处显而易见，一方面，坐在黄一平的位置上，凡是从电梯上来进市长办公室者，必先经过秘书室，方便秘书为客人引路，或向领导请示、报告、预约，也可直接为领导挡驾；另一方面，两边门都开着的时候，黄一平稍一探头，就可以纵览对面市长办公室，领导有事招呼秘书，只要轻呼一声或一点头、一招手即可。 实训2：方圆公司办公室共有4名秘书，1名主任。现在公司分配了一间30平米的办公室给他们5人办公。请为他们设计、布置办公室。 实训要求 1、可到学校8号楼各办公室、教研楼办公室参观考察，了解办公室环境； 2、根据任务形成设计方案。 实训方法和步骤 1、分组，确定实训任务； 2、讨论，制定实训计划； 3、分工，实施实训计划； 4、汇总，形成设计方案。 5、评价方案。 （二） 办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为 宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。 秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书