公司档案管理培训X年11月.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * 要点 文书档案以件为单位整理要点 科技档案整理要点 会计档案整理要点 特殊载体档案整理要点 实物档案整理要点 电子档案管理要点 六项 文书档案以件为单位整理要点 以“件”为单位整理的前提： 适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要 件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位 形成 是自然的 形式 是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录） 效用 是独立可用的 是文件归档时的基本保管单位 按“件”装订 一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。 特殊情况： 正文与定稿，为一件；原件与复制件， 为一件； 正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件； 式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表）可以装订在一起作为一件; 正文与文件会签单，为一件； 正文与发文稿纸， 为一件； 按“件”装订 特殊情况： 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件； 会议记录和会议纪要，原则上各为一件； 一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件； 归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件； 重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件； 装订前对文件的修整： 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。 例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。 装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。 按“件”装订 装订顺序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 中文版本在前，其它文种版本在后； 发文稿纸在前，正文在后； 文件处理单在前，正文在后； 按“件”装订 科技档案整理要点 分项目、组卷、排序 修整、编号 编目（卷内目录、备考表） 装订、装盒 编制封面 编制案卷目录 入库上架 科技档案一般有 产品、科研、基建、设备 四大类。 特点：具有成套性。 方法：按项目形成阶段组卷、排序 产品档案一般有： 市场调研、立项； 设计、产品标准； 图纸、工艺； 工装、包装； 鉴定、检验； 创优； 质量分析。 科研档案一般有： 调研、申报立项、 研究、试验、 总结、鉴定、 报奖、推广应用。 ① 分项目、组卷、排序 基建档案一般有： 依据性文件（可行性研究、立项、审批）； 基础性文件（勘探、测绘、征迁、招投标）； 设计文件、 施工文件、 监理文件； 竣工验收文件； 评奖创优文件； 使用维修改扩建文件。 设备档案一般有： 随机文件； 合同发票（或复印件） 开箱验收； 安装调试； 使用维护、 更新改造。 ① 分项目、组卷、排序 ② 修整编号 修整：去钉和折叠。 大于A4的图纸采用“手风琴”式折叠，使标题栏外露。 ③ 编目（卷内目录、备考表）、④ 装盒 采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。 会计档案整理要点 会计档案的归档范围是会计核算材料， 即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。 提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案室提供会计档案目录。 特殊载体档案整理要点 特殊载体档案按不同载体形式分成： 照片（底片） 录音文件 录像带 光盘 计算机电子文件。 分类： 一般是“年度-问题”分类法 组卷： 分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册 照片编号： “卷号—张号” 编制说明： 一种是单张说明，一种是组合照片说明 装册 编目： 卷内目录、封面、备考表、脊背等 照片档案整理 一个录音文件、一盘录像带自然形成一个保管单位，可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一个流水号，录像档案一个流水号。 要编写文字说明，与录音文件（光盘）、录像带一起保存。 录音录像带整理；光盘整理 光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。 特殊载体档案保管有特殊的要求。 照片档案保管要求防光、防潮、防高温； 照片档案上架竖放