档案精细化的思考.docVIP

公司档案管理精细化的几点思考 内容提要：档案管理作为公司的一项基础管理工作，作为公司精细化管理工作的一部分，必须按照公司精细化要求从加强制度建设、流程规范、提高管理者专业技能、加强编研和开发利用等几个方面去思考去探索，使公司档案管理水平得到提升，为公司生产经营中心工作做好支持性基础工作。 作者单位：公司总经理办公室 作者姓名：彭江荣 完成时间：二○一一年十一月二十二日 公司档案管理精细化的几点思考 今年是“十二五”的开局之年，也是公司的“精细化管理年”。档案管理作为公司的一项基础管理工作，必须紧紧围绕“精细化从我做起”，联系岗位实际开动脑筋，积极探索，实现档案工作的精细化，使档案管理水平得到提高。现结合本人工作岗位，从档案管理制度化、科学化、规范化、标准化等方面，按照精细化管理要求进行了一些探索和思考，提出本人的一些见解。 一、加强档案制度建设，健全档案管理机制 公司要强化档案管理意识，将档案管理纳入公司议事日程，使其与公司生产经营中心工作同计划、同部署、同检查；纳入部门年度目标管理，同考核、同评价、同奖惩。公司现已成立“公司档案鉴定领导小组”，加强了对档案工作的领导；已新制定《档案工作突发事件应急处置预案》，对突发事件的处理进行了详细的部署和安排，确保档案资料的安全和完整。下一步档案精细化重点工作：在“档案领导小组”的领导下，档案科将对《公司档案管理制度》中的有关内容进行修改；将新制定《项目档案管理办法》、《公司海外项目档案管理实施细则》，进一步加强项目档案管理；将新制定《电子档案管理标准》，按标准要求建立档案数据库、实现档案信息化。通过以上措施的制定，将进一步规范公司档案管理工作，做到有法可依，有章可循，使公司档案工作走上制度化、规范化的精细化轨道。 二、加强档案学习培训，提高档案管理技能 公司应重视对档案工作人员的学习培训，鼓励档案人员“在工作中学习，在学习中提高”，成为适应公司发展的专业技术人才和复合型人才。公司档案负责部门应该做到：一要及时贯彻落实集团公司档案工作有关精神，提高档案管理人员对学习紧迫性的认识；二是每年至少组织一次档案人员的集中学习培训，不断提高每一个档案工作者的专业技能，提高公司档案管理的整体水平；三是针对档案管理工作的薄弱环节，聘请专家进行知识讲座，近期应重点培训电子档案管理相关知识，增强现代化档案管理技能，努力使档案工作者成为“学习型”职工，使公司档案工作走上科学、现代的精细化轨道。 三、加强档案基础工作，规范档案管理流程 对公司各单位的库藏档案进行全面的清理、统计和鉴定，使公司领导及档案使用者对公司档案能全面了解，以便有参考利用价值的档案信息 档案科已按要求编制完成了“公司档案管理工作流程”、“档案借阅工作流程”等程序，编制了“档案资料借阅申请表”、“归档文件申请表”，完成了部分档案资料电子目录的建立，为实现档案信息化做好了部分基础工作。 四、加强项目档案编研，提高档案开发利用率 项目档案是项目管理的重要组成部分，加强项目档案的编研、开发和利用，对做好项目管理支持性服务工作尤其重要。所以应重视项目档案的收集、整理和编研，借助公司现有的人才优势和科技成果，促进和推动各项目部成为技术含量高、能打硬仗的战斗集体。 笔者通过了解和思考，认为主要应从以下三个方面入手：一是重视项目优秀人才、先进技术的编研和宣传。人才是企业的第一竞争力。每个项目都会涌现出一批优秀的专业技术人才和技术工人，在实际工作中他们发挥聪明才智开动脑筋想办法，创新性地解决了施工中的疑难问题 ，成为新技术人才、技术能手和“能工巧匠”。企业档案部门应会同工程和人力资源部门，把这些优秀人才的先进事迹、突出业绩、创造的 “精活”、“绝活”收集汇编成册并广泛推广，让更多的人学习运用。这样将为公司培养出更多的高素质技术人才、技工人才，极大地提高项目部的施工效率和施工质量。二是重视项目质量管理档案的编研。随着改革创新活动的不断深入，企业每年都有先进工艺、先进工法、数项QC成果等，获得国家级、省部级奖项，这些都是企业发展的宝贵财富。档案部门应会同工程技术、质量管理部门将这些科技成果收集整理加以编研，向项目部推广，使项目部及时了解和利用这些科研成果，做出高品质的工程产品，为企业争创“精品”工程提供基础性服务，争取获得更多奖项。事实证明，近几年获得的“鲁班奖”、“全国技术创新成果一等奖”、“国家优质工程银质奖”等荣誉，档案资料的完整准确在奖项的申报中发挥了重要作用。三是重视项目财务档案的编研。现公司多数项目都呈现出工期紧、任务重、中标价低、质量服务要求高等特点，所以项目的成本控制受到项目部的高度重视。为此，企业档案部门应当会同财务等决算部门，做好项目决算档案资料的编研工作，为基层项目部的成本控制提供支持性服务。把那些项目成本费用控制得好、低成本产生高效益；