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第二章 行政公文 第一节 行政公文概述 一、行政公文的概念 广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、商务、文教、外交、军事等各种行业自己的专用文书。是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有法定效力、直接效用和规范体式的文书（文件）。 狭义的公文，是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。就是我们常说的法定党政公文。 二、行政公文的特点 政策性、实用性 时间性、规范性 可靠性、定向性 三、行政公文的种类 从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。 按涉密程度分：按保密级别有普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文等。根据阅读范围可分对外公开、国内公开、内部使用等。 按处理时限要求分：如平急（党）、急件、特急、加急（党）等。电报有平急、加急、特急、特提等。 根据我公司的现行公文管理情况，目前涉及到的商务公文为九种： 1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。 2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。 3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事 项；任免人员。 4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。 5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。 7、批复，适用于答复下级单位请示事项。 8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。 9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。 习题：请评改下文： 某人在人才市场上谋职，一家公司看中了他，公司人事部给他定了一个会晤的时间，不巧的是这一天他要参加一个重要的考试，不能如期赴约，于是他给这家公司人事部写了一封信。信的内容如下： 人事部部长： 你好！由于学校毕业考试的安排突然变动，我可能无法按期到公司面试，我感到十分失望。 我对贵公司非常向往，一直期待能到公司与你面谈。虽然再安排一次见面我觉得不方便，但仍希望能再订一个约会。何时能重新安排请告知。 此致 敬礼！ 评改：该信完全从“我”出发，而不是从读者出发，只考虑自己，很明显他想有面试的机会，但效果却可能不会很理想。如果我们站在读者立场，强调对方的利益，可改写为：尊敬的人事部部长：  您好！（改用“您”）由于学校毕业考试的安排突然变动，我可能无法于6月10日赴约。因为数学考试恰好在我们约定要会晤的那天。（提到具体考什么课，有时细节是非常有说服力的。）部长先生，我希望这个变化不会给您带来许多不便，请您接受我的歉意。（具体的细节会让别人相信你，有礼貌的道歉会得到谅解。） 您能重新安排一下会晤时间吗？（这里用一个疑问句，把安排时间的主动权和方便让给对方，表示对别人的尊重和为别人着想。）毕业考试周在6月12日结束，请您选择6月12日以后的任何时间。只要您觉得方便即可。既考虑到对方的情绪，也考虑了给对方带来方便。这样做就较容易使收信人可能重新定一个会晤时间。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”在公文写作中要有读者意识，注重读者利益是让公文达到目的的一个重要方面。 公文的语言： 公文语言则要规范严谨。 周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上代表我国政府发表的讲话，其中有一段被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。通过这段文字可认识公文对语言的严格要求。　 我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。 这段话由于运用了排比的修辞格，显得气势磅礴，很能显示正义的力量。从措词角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的语词：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生错乱。 古人曾说：“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需