Access 2003应用技术 第三章 3.4、检索数据.pptVIP

3.4 检索数据 数据检索可在数据表视图中进行，包括数据排序和数据筛选两项操作。 3.4.1 数据排序 在数据表视图中查看数据时，通常都会希望数据记录是按照某种顺序排列，以便于查看浏览。设定数据排序可以达到所需要的排列顺序。 在不特别设定排序的情况下，数据表视图中的数据总是依照数据表中的关键字段按照升序排列来显示的。若需数据记录按照另外一种顺序排列显示，可以有以下几种方式。 1．希望某一个字段的数据有序 令光标停在该字段中的任一行处，再单击工具栏上的排序按钮“”或“”，即可得到该字段数据的升序或降序排列显示。 例如，为了查看最近的进货情况，可以先进入“库存数据记录”数据表视图，再在“进货日期”字段上单击鼠标使光标停在这个字段上，然后单击“降序”按钮“”，即出现图3-18所示的“库存数据记录”表，其中数据按照“进货日期”降序排列显示。 “库存数据记录”表中数据按“进货日期”升序排列 2．利用菜单命令实现某一个字段的数据有序显示 令光标停在该字段中的任一行处，再单击菜单栏上的【记录】|【排序】|【升序】（或【记录】|【排序】|【降序】），可得到该字段数据的升序或降序排列显示。例如，令光标停在“库存数据记录”表的“进货日期”字段处，单击菜单栏上的【记录】|【排序】|【降序】，也可得到图3-18所示的排序显示效果。 3．利用快捷菜单命令实现某一个字段的数据有序显示 在该字段上右击，在随之弹出的快捷菜单中单击【升序】（或【降序】），也可得到该字段数据的升序或降序排列显示。例如，在“库存数据记录”表的“进货日期”字段上右击，在随之弹出的快捷菜单中单击【降序】，同样可以得到图3-18所示的排序显示效果。 3.4.2 数据筛选 数据筛选的意义是，在众多的数据记录中只显示那些满足某种条件的数据记录。例如，在“销售数据记录”表中，需要查阅某几个销售人员的销售业绩一览，就需要在全部数据记录中筛选出“销售人员”字段中的数据为该销售人员姓名的记录。只显示这些数据记录，就满足了上述的查阅需求。可以有以下几种筛选方式。 1．筛选含有某一个特定数据的记录 令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮“”，即可只显示在该字段中具有这个特定数据的记录。例如，若需显示“销售数据记录”表中“钟舒宁”的销售数据一览，就可在“销售数据记录”数据表视图中，令光标停留在“钟舒宁”所在的单元格内，单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮“”，图3-19所示即为“钟舒宁”的销售数据一览。 “钟舒宁”的销售数据一览 2．利用菜单命令实现含有某一个特定数据记录的筛选 令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】，如图3-20所示，即可得到所需的记录筛选表。 例如，在“销售数据记录”数据表视图中，令光标停留在“钟舒宁”所在的单元格内，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】，如图3-20所示，也可得到如图3-19所示的记录筛选表。 图3-20 应用菜单进行筛选的操作 3．利用快捷菜单命令实现含有某一个特定数据记录的筛选 令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【按选定内容筛选】，即可得到所需的记录筛选表。 例如，在“销售数据记录”数据表视图中，在“销售人员”字段中的“钟舒宁”记录处右击，在随即弹出的快捷菜单中单击【按选定内容筛选】，同样可得到如图3-19所示的记录筛选表。 4．筛选排除某一个特定数据的记录 令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【内容排除筛选】（或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【内容排除筛选】），即可得到所需的记录筛选表。例如，令光标停留在“销售数据记录”表中的“销售人员”字段中的“钟舒宁”记录处，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【内容排除筛选】（或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【内容排除筛选】），所得到的记录筛选表中将包含除了“钟舒宁”以外的其他销售人员的销售记录数据。 5．筛选含有某一些特定数据的记录 有时需要筛选出的特定数据不是一个而是几个，只要这几个数据之间是有规律可循的，就可以筛选出来。 例如，如果需要“销售数据记录”表中查阅2004年10月15日至2004年10月18日之间的销售数据记录。可以在“销售日期”列的任何一处单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“筛选目标”文本框，在其间填写表达式“Between 2004-10-15 And 2004-10-18”（关于此处所填写表达式的含义与规则将在后续章节介绍），如图3-21所示。填写完毕后按回车键，即可实现上述所需的筛选记录表。 图3-21 应用快捷菜单进行筛选的操作 6．取消筛选，恢复数据表原样 单击工具栏上的