《集团公司档案管理标准》.docVIP

目　　录 1 适用范围 1 2 管理职能 2 3 管理内容与要求 2 4 档案编号规则 7 1 适用范围 1.1本标准规定了档案管理的职能、管理内容与要求。1.2 本标准适用于及的档案管理。 2 管理职能 .1公司办公室、财务部及人力资源部是公司档案管理的归口管理部门，设档案专责负责公司档案的日常管理工作。 .2 档案管理部门负责文书、会计、声像等档案及资料的管理工作。 管理3.1 对的档案工作实行指导和监督3.2负责组织档案目标管理工作，使档案管理达到与管理相适应的水平。 3.档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全。 管理内容.4.1 归档管理 .4.1.1 在工作中形成的具有保存价值的文件材料（含文字、声音、图像、电子等各种特殊载体材料），都应当及时归档。凡属应归档的文件材料，各有关部应按公司制定的档案归档范围，由档案收集齐全、完整、准确，并进行整理，于前按照归档移交到档案集中统一管理。 4.1.2 归档的文件材料必须齐全、完整、准确。 4.1.3 归档的文件材料必须准确地反映生产、和经营管理等方面的情况。.4.1.4 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4.2. 归档范围和管理期限 归档范围、立卷类目，保管期限。4.3 档案分类 公司档案根据其形成特点分为大类。即、、、、、、、、共设个一级类目，其见附表4.4 档案保管 4.4.1 接收档案必须认真验收，并填好移交清册。4.4.3 档案要专柜存放，排架要科学，便于查找。 4.4.4 胶片、照片、磁带的保管要有特制的密封盘，按编号顺序排列在专用柜内。 4.4.5 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破坏和载体变质的档案，要及时进行修被和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要填写清楚。 4.5 图纸的修改、补充 4.5.1 修改已归档的图纸要有经分管领导批准的图纸修改、补充通知单。 4.5.2 修改内容较小时，可直接在图面上“杠改”、“括改”或者发送“变更通知单”“杠改”、“括改”时应在修改处标注“修改标记”。 4.5.3 修改内容较多时，应绘制新图代替，原来的图纸作废。采用新图纸列入原图纸目录，并注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图纸的编号，根据需要另行保管。 4.6 档案4.6.1 对有长远利用价值的档案应永久保存。 4.6.2对在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 4.6.3 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 3.4.6.4 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要清册，提出销毁报告，经公司分管领导审批并报送有关档案管理机关备案，销毁档案时，要严格执行保密规定，指定专人监督，监销人应在销毁清册上签字。 4.7 档案统计 4.7.1 档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 4.7.2 要搞好档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果统计。 4.8 档案借阅 4.8.1本集团档案分为A、B、C三级。A、B级为秘密档案，C级为公开档案。属于秘密档案，使用单位和个人有责任保守秘密。凡属有秘密档案，由不同范围的人员接触使用，不得擅自扩大使用范围。 3.4.8.2 严格履行档案借阅登记手续，并在借阅卡上填写借阅者单位、姓名、借阅目的、借阅时间等。 4.8.3 查阅档案须公司分管领导审批后方可。 4.8.4 确因工作急需或其他特殊情况需将档案借出，必须经公司分管领导批准，孤上不外借。借阅档案一般不得超过，确需延长时，本档案应办理续借手续，借阅份数每人每次不得超过三份。 4.8.5 维护档案的完整和安全，所借档案不得转借或私自影印、复制、拆散、调换、涂写和污损，违者必究。 3.4.8.6 凡遇节、假日或特殊情况，档案室有权收回借出的材料，以利安全、保密。 4.8.7 凡在借阅档案过程中造成案卷散失污损、丢失或拒不归还者，按有关规定严肃处理。4.9 档案管理体制 4.9.1 综合档案室隶属于，由公司分管领导负责全公司的档案工作。综合档案室同时接受上级主管机关的档案管理部门监督、检查和业务指导。 4.9.2 档案室是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理全公司的档案、资料工作。 档案编号规则 4.1 公司档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类），各子公司采用公司名称前两个汉字拼音的第一个字母的大写形式标识（如万家方信WJ）一级类目。采用二级类目名称汉语拼音的第一个字母标识二级类目（属类）。 4.2 按“一级类目代号-二级类目代号-年度-三级类目代号-流水编号”进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），流水号编制从“01” 到“999”时。 以集团董事会第一届第五次会议文