文件整理与归档方法.ppt

各位朋友 下午好！ 浅谈文件整理与归档的方法——兼谈档案保管 利用 电子档案 吴士健 2014·06·08 口 文件整理与归档的方法 ／ 导语 口 讨论、研究本题的主要依据 ■ 国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》。 ■2004年国家档案局 国家经贸委 国家计委发布的《企业档案管理规定》 ■2004年国家档案局 国务院国有资产监督管理委员会发布《国有企业文 件材料归档办法》 ■ 国家档案局2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期阴规定》 ■国家档案局2012年12月17日发布，2013年2月1日起施 行的《企业文件材料归档范围和档案保管期限的规定》 ■中办、国办颁发的《电子文件管理办法》 　 口 文件整理与归档的方法 ／ 导语 · 2 · ■ 档案是国家和社会历史的真实面貌，是被“浓缩了的世界”; ■ 档案作为积累人类文化遗产和“世界记忆工程”的重要组成部分，保 存着各种本源性的信息； ■ 档案工作是一项永恒的事业，档案工作是一种科学文化活动， ■ 档案工作是档案工作者一种神圣的使命—— 犹如古罗马门神雅努斯的 两面像：既要注视过去，成为历史的守护神，又要警示未来，成为新 时代国家建设的开拓者。  口本节讨论的主要内容 一、档案的概念 根据档案法，就一般组织而言我们对档案的概念做如下表述： ■ 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，办理完毕 的，有价值的，作为历史记录保存起来的，以备查考或作为凭 证的文字、图表、声像等文书和信息材料的统称。 ■ 这个定义表达了四个方面的内容： 1、档案是直接源于社会实践活动的原始记录，其行为主体是机关、组 织或个人。 2、档案是由文书等信息转化而来的，没有文书，也就没有档案。因此 说;“文书是档案的前身，档案是文书的归宿；今天的档案就是昨天 的文书，今天的文书就是明天的档案”； 3、文书转化为档案的条件： ■ 办理完毕的； ■ 有查考和利用价值的； ■ 按照一定的规律整理和保存起来的。 4、档案是以备查考或作为凭证的文字、图表、声像等 文书和信息材料的统称。 二、档案的类型与划分 （一）文书档案 ■文书档案是指由党政机关、企事业单位，社会团体，以及其他 社会组织等，在实施管理和社会实践活动中形成的文件转化而 成的档案材料。例如： ■上述机关和组织在其活动中形成的文件，诸如命令、决议、决 定、请示、批复、报告、通知和其他文书等，办理完毕的，并 归档保存起来的即为文书档案。 二、档案的类型与换房 （二）科技档案 ■ 科技档案也称技术档案，是指记述与反映基本建设、生产技术和科 学研究等活动的、有价值的，并按照相关制度作为真实的历史记录 集中保管起来的图纸、图表、文字材料、计算资料等科技文件材料 转化而成的档案材料。 ■科技档案一般包括：基建档案、科研档案、 设备档案、产品档案和其他技术档案等。 二、档案的类型与划分 （三）专门档案 ■ 专门档案是指社会的和社会机构和组织在某些专门业务工作中形成 的档案材料，专门档案的类型较多，主要包括： ■ 人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、专利档案、 艺术档案、新闻档案、书稿档案、声像档案、司法档案、审计档案、 统计档案、外交档案等。 （四）电子档案 ■电子档案是指 ■利用计算机技术形成的， ■以代码形式存储于特定介质上的档案， ■电子档案又称机读档案或数字档案。 ■就载体而言，电子档案的存在形式可运用于各种类型的档案；同时在 内容上，极具有包容性，它可以容纳各种类型档案的各类信息。 三、档案的性质和作用 ■ 档案的性质可以表现在多方面，但其最本质的属性是原始记录性。 ■ 档案是党和国家宝贵的历史文化财富，是国家科学文化事业的组成 部分。 ■ 档案的作用主要表现在三个方面： 1、查考依据作用。 2、历史凭证作用。 3、现实