【优质】中国IT市场年会会议流程管理手册.docVIP

PAGE PAGE 21 2005年中国IT市场年会 会议流程管理手册 目 录 分组职责任务3 1、领导小组成员3 2、专项小组职责3 二、分期落实计划8 1、会务组8 2、招商组10 3、秘书组11 4、综合组13 三、现场流程管理15 1、现场工作管理15 一、分组职责任务 1、 领导小组成员： 组 长： 副组长： 组 员： 专项小组职责： （1）会务组 职 责：负责会议现场正常进行的一切会务保障工作。 任 务 ：1选看场地 2确定地点 3交付订金 4说明要求饭店提供配合的事项 5签署协议 6研讨布展方案 7确定布展方案 8 监督布展设计 9布展施工监督 10制定当日流程实施表 11确定现场人员分工 12现场布置调配 13灯光音像控制 14邀请摄影摄像 15提出摄制要求 16验收拍摄成果 17制作成册 18内部彩排设备安装 19现场彩排 20宣传片制作 21笔记本内容装载 22资料运输 23物品运输 24桌签摆放 25用餐安排 26引导牌设置 27 嘉宾上场引领 28同传设备安排 29工作证 30车辆及运输人员安排来宾停车场预定 31 安排兄弟单位到场布展及彩排 32 与参展兄弟单位的联系 33 与7家参展媒体的联系 34 场地布线 人 员：（括号为该人员负责任务） 分管领导： 组 长：王晓东（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、23、24、26、31） 副 组 长： 组 员：张金海 林琳 田苑、鲁卫 （2）招商组 职 责：负责整个会议正常进行的一切经费保障工作 任 务：1招商方案制作 2招商合同制作 3明确对厂商的要求 4邀请及确认赞助商发言人 5邀请厂商参会人员 6接待厂商贵宾 7引领贵宾签到及进入会场 8收集及确认厂商演讲文稿或PPT 9收集及确认厂商展板展品 10收集及确认厂商会刊资料和广告 11收集及确认厂商LOGO 12收集及确认厂商现场发放资料 13会后厂商宣传跟踪 14落实合同收款 人 员：（括号为该人员负责任务） 分管领导： 组 长： 组 员： （3）秘书组 职 责：负责整个会议正常进行一切资料保障工作。 任 务：1新闻总稿 2分类深度报道 3资料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀请函） 4资料内容收集确认 5资料内容设计 6 资料印刷 7部领导、院领导、公司领导讲话稿 8主持人串词 9公司报告PPT制作 10其它PPT制作（演讲人名录、图片） 11演讲人演练 12主持人演练 13年会综合总结报告 14 提供获奖厂商名单 人 员：（括号为该人员负责任务） 分管领导： 组 长： 组 员： （4）综合组 职 责：负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。 任 务：1部、院领导邀请 2公司领导参会通知 3媒体记者邀请 4用户代表邀请 6报到表设计制作 9部院领导及厂商贵宾接待 10普通厂商代表接待 11媒体记者接待 12外宾接待 13胸花购买 14胸花佩戴 15参会胸卡发放 16签到本笔购买 17名片收集 18资料装袋、发放 19大门迎宾 20签到处迎宾 21会场迎宾 22贵宾室迎宾 23会场秩序维持 24提供桌签名单 25桌签名单摆放次序 26会前广告投放 27会后媒体宣传 28 奖牌的制作 人 员：（括号为该人员负责任务） 分管领导： 组 长： 副 组 长： 工作人员： 1、贵宾邀请： 2、参会代表邀请： 3、媒体工作： 4、海外媒体及来宾邀请： 5、会议礼品及用品购置： 分期落实计划 （当日安排见第三章） （1）、会务组： 时间段 时间 工作内容 责任人 备注 前期准备 （10.14-11.11） 第 一周 1.10-1.16 布展方案设计 王晓东 1.11-1.12 再次与酒店确认各项事宜，完成申报手续 王晓东 1.17 布展方案比稿 第 二 周 1.20-1.23 布展方案研修改、确认 *总定稿 1.20-1.23 确定参展兄弟单位、明确要求 1.20-1.23 联系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，其余4家） 1.22 落实其它组情况，提交会议预算。 第三周 1.20-1.24 确定摄影摄像 公司配合 1.20-1.24 确定礼仪服务人员 1.10-2.1 厂商LOGO落实，提交布展厂商 2.19-2.20 再次确定会议当日现场流程 马总提供 2.19