Access 2003应用技术 第四章 4.1、查询对象设计基础 新.ppt

4.1 查询对象设计基础 由查询生成的动态数据集合可以用于六种不同的目的，根据其应用目标的不同，可以将Access 2003的查询对象分为六种不同的基本类型。 1．选择查询 选择查询是从多个数据表中筛选数据形成的查询对象，其中可以包含计算字段、分类汇总字段，可以设定各种筛选条件。选择查询用于显示数据，形成数据编辑界面。 2．更新查询 更新查询用于在数据表中更改数据。 3．追加查询 追加查询用于将数据表外部的数据添加到指定数据表的记录中。 4．生成表查询 生成表查询用于将选择查询的结果生成为一个数据表对象。 5．删除查询 删除查询用于在数据表中删除记录。 6．交叉表查询 交叉表查询用于产生采用垂直方式对记录进行分组汇总的查询结果。 4.1 查询对象设计基础 4.1.1 创建查询对象 1．新建查询对象的操作 在数据库设计视图中，单击“查询”标签按钮即进入“查询对象”选项卡，如图4-1所示。 单击数据库设计视图上的“新建”按钮“ ”,即弹出“新建查询”对话框，如图4-2所示。 在“新建查询”对话框中，可以从Access提供的五种查询对象新建方法中选择一种。但是，只有学会并理解了“查询设计视图”的操作使用，才可能很好地使用其他方法来加快新建查询对象的操作。在新建查询对话框中选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮“ ”，即进入“查询设计视图”。由于是新建查询，所以在查询设计视图中没有任何内容。 在查询设计视图中新建查询对象的第一步操作是指定数据源，因此，一旦由“新建查询”对话框进入查询设计视图，Access首先在查询设计视图中弹出“显示表”对话框，用以提示操作者指定数据源。这时，操作者需要在“显示表”对话框中逐个地指定数据源，并单击“添加”按钮“ ”，将指定的数据源逐个添加入查询设计视图上半部的数据源显示区域内。图4-3所示为在“零售商店管理信息系统”数据库中新建“销售数据记录查询”的第一步操作，为查询指定数据源。 Access查询对象的数据源可以是若干个表，也可以是已经存在的某些查询，还可以是若干个表与某些查询的组合。与此对应，“显示表”对话框中包含三个选项卡：“表”、“查询”、“表和查询”。应该根据实际需要进行适当的选择。例如，为“销售数据记录查询”指定的数据源是“销售数据记录”表。选择并添加完毕查询数据源后，单击“显示表”对话框上的“关闭”按钮“ ”，就完成了为查询对象指定数据源的操作。 新建查询对象的第二步操作是定义查询字段，也就是从选定的数据源中选择需要在查询中显示的数据字段。既可以选择数据源中的全部字段，也可以仅选择数据源中的部分字段，且各个查询字段的排列顺序可以与数据源中的字段排列顺序相同，也可以与数据源中的字段排列顺序不同。这一步操作可以通过两种方法完成。 定义查询字段的两种方法 （1）新建包含数据源全部数据字段的查询 将数据源表中的“＊”符号拖曳至设计视图下部的“字段”行中；或下拉“字段”行的列表框，从中选取“＊”符号。这时，“字段”行中即出现“＊”符号，“表”行中出现该字段所在的表名，“显示”行中的复选框中出现“√”符号。这个新建的查询对象就基本完成了，如图4-4所示。如此方式建立的查选对象在其运行时，将显示数据源表中所有字段中的所有记录数据。即，符号“＊”代表着全部字段。 （2）新建包含数据源部分数据字段的查询 将数据源表中那些需要显示在查询中的数据字段逐个地拖曳至“字段”行的各列中；或逐个地下拉“字段”行列表框，从中选取需要显示的数据字段。这时，“字段”行中出现选中的字段名，“表”行中出现该字段所在表的表名，“显示”行中的复选框中出现“√”（它表明该查询字段将被显示，同时应该看到，取消这个标记则意味着得到了一个不被显示的查询字段）。 如此选择查询字段，可以将查询字段的排列顺序设置为不同于数据源中字段的排列顺序，是非常灵活的一种方式。图4-5所示为仅选中“销售数据记录”表中四个字段的查询对象新建的情况。这样的查询对象在其运行时，将显示数据源表中选中字段中的所有记录数据，也就是说：不进行筛选这样一种关系运算。在整个新建查询对象的操作过程中，这个查询对象都将命名为“查询？”。当新建操作完成时，需要关闭查询设计视图，此时将出现“保存”对话框。应该在“保存”对话框中为新建查询对象命名为所需要的名字。 2．查询设计视图应用 对于一个已经新建完成的查询对象，通常都需要对其进行一些设计修改。例如，希望图4-5所示的查询对象在其运行时，能够按照销售数量由大到小地排列显示；希望仅显示满足某种条件的记录数据（即进行筛选操作）等等。针对诸如此类的种种需求，就需要对以上初步建立的查询对象进