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哈尔滨应用职业技术学院 教务处办事流程 第一部分 教务处办公办事流程 一、校外单位发来的文件处理流程（王艺梅） 校外单位发来的文件首先登记编号、转教务处处长或分管副处长阅批后，根据批示的意见转给有关系部或有关部门处理。 二、校内外各种信函、学校文件的处理流程（李晓慧） 校内外寄送来的各种信函自收到后，按收信人地址直接转给收信人或相关部门，由部门处理回复并存档。 学校印发或转来的文件自收到后，转给处长，由处长阅批，根据处长阅批进行处理。 三、各系部提交的各种请示、报告、申请件的处理流程 （王艺梅） 各系部提交的各种请示、报告、申请件自收到后，办理《哈尔滨应用职业技术学院文件处理签》，按请示、报告、申请内容转交相关负责人提出处理意见再转交分管副处长审阅签署意见后，再转给处长审批，属呈报学校领导审批的及时呈送，不需呈报学校领导审批的，则交有关负责人办理，并将文件原件或复印件存档或者送有关部门。经学校领导批复后的相关文件及时通知各系部领回。 四、在校学生的各种申请的处理流程（李晓慧） 在校学生提出的各种申请应先以书面文字提交所在教学系部，相关教学系部及时处理，需报送教务处的及时报送教务处处理。 第二部分 教务处教务管理办事流程 一、办理教室使用的流程 （一）教学计划内教室的使用（王艺梅、李晓慧） 　　根据教学计划安排的正常教学需要使用教室时，属教务处直接管理的教室，教室管理人员按教务处的教室课程表安排使用；属各系部管理的教室，教室管理人员按各系部的教室课程表安排使用。教务处、各系部于开学前将教室课程表送交有关教室管理人员。教室课程表均应加盖相应公章，才能有效。 　 （二）教室临时的使用 1、各系部辅导、答疑，需要临时使用教室，经教务处确定教室使用不冲突的情况下，使用者应填写《教室使用审批表》，由有关部门领导批准，签字或加盖部门公章，提前一天交教室管理人员。未经有关部门领导签字批准或加盖部门公章，教室管理人员不得开放使用。（李晓慧） 　　2、凡与教学有关的学术报告、讲学、教师及各班级学生开会等，需要使用属教务处直接管理的教室时，应填写《教室使用审批表》，经教务处处长批准，签字或加盖公章，由使用者提前一天交教室管理人员，方可使用。（王艺梅） 　　3、需要使用教务处直接管理的教室时，应提前作好使用计划，于每周星期四、星期五到教务处办理使用审批手续，其余时间原则上不予办理。（王艺梅） 4、学生社团需要使用属教务处直接管理的教室时，应经过校团委的批准并加盖公章，同时填写《教室使用审批表》，方可到教务科办理使用审批手续。期末考试前两周，原则上不再审批学生社团使用教室。(李晓慧) 三、办理调、串、代、停课流程（王艺梅） 1．除紧急情况外，教师应按《哈尔滨应用职业技术学院调、串、代、停课管理办法》办理。 2．由所在系部主任审批。 3．教务处处长审批。 4．教务处处长审批后，填写《哈尔滨应用职业技术学院调、串、代、停课登记表》两份，一份留教务处、另一份由任课教师所在教学单位及时通知相关班级，以确保正常的教学秩序。。 5．教师补课，相应班级辅导员及班长签名。 7．所在系部主任审验签名。 8．教务处审验。 四、办理教学计划异动流程（王宏玉） 1．填写专业教学计划调整审批表一式两份，写明调整开课计划事由。 2．系部主任、教务处处长、主管教学院长签字，然后报送教务处备案，系部留存一份。 3．调整教学计划。 五、办理英语等级考试报名流程（邹继红） 1．教务处发文通知英语等级考试有关事项。 2．网上报名，具体步骤为报考大学英语三、四、六级的学生以学号为账号（初始密码1111），在校内任何一台能上网的计算机以学生学号为账号（初始密码1111）登录综合教务管理系统（登录-办公系统-综合教务系统）。考生登录之后点击“考试安排”-“英语四六级考试”，选择学期和报考等级，点击“查询”按钮查询已报列表，点“考试报名”按钮即可完成报名。 3．报名费交所在学院教学秘书处，由教学秘书审核人数后打印报名名单。 4．各学院教学秘书在通知要求的时间内到我处教务科核对上报考试人数。 六、办理计算机等级考试报名流程（邹继红） 1．教务处发文通知计算机等级考试有关事项。 2．网上报名，具体步骤为报考计算机等级考试的学生以学号为账号（初始密码1111），在校内任何一台能上网的计算机以学生学号为账号（初始密码1111）登录综合教务管理系统（登录-办公系统-综合教务系统）。考生登录之后点击“考试安排”-“计算机等级考试”，选择学期和报考等级，点击“查询”按钮查询已报列表，点“考试报名”按钮即可完成报名。 3．报名费交所在学院教学秘书处，经学院教学秘书审核人数后打印报名名单。 4．各学院教学秘书在通知要求规定的时间内到我处教务科核对上报考试人数。 七、报名选修通识选修课、通选课的流程（刘向欧） 1