中旭九段秘书来宾接待.ppt

案例：来宾接待 公司经常会有一些接待工作，特别是 公司的重要客户，一天，老总把秘书叫过 来：下午XXX客户会来公司谈下一年度合作 计划。秘书听完之后离开老总办公室，下 午客户来了，秘书第一时间打电话给老总： XXX客户已经来了，我让他在接待室等您。 老总过来一看，客户一个人孤零零的坐在 接待室，身边连杯茶水都没有…… 一段秘书的做法： 及告知——确认来宾身份，并告知老总，等待老总过来亲自接待。 二段秘书的做法： 懂礼貌——做好来宾信息登记工作，及时告知老总后，安排来宾到接待室就座，主动给来宾倒上一杯水，确认老总是否能及时过来，并告知来宾。 三段秘书的做法： 注形象——做好来宾登记，安排接待室就座，及时通知老总，主动倒上一杯水，及时确认老总是否能及时过来，以上都做到之后，还很注重整个过程中保持微笑、注意与来宾的礼节性沟通，确保给来宾留下良好第一印象。 四段秘书的做法： 备食宿——主动保持接待室环境及卫生，做好来宾的引见工作之后，主动询问老总是否需要为来宾安排食宿，根据老总要求安排食宿，并及时告知老总。 五段秘书的做法： 做准备——接待的标准是什么呢？要不要车辆接送呢？需要哪些人员共同接待呢？酒店那边是否真的都准备好了，需不需要再亲自去酒店提供指引服务呢？根据公司现有制度，还是自己的判断，还是需要听取领导指示再去开展或申请开展相关工作，事先有没有考虑这些事情。考虑了这些事情再去开展相关接待工作。 六段秘书的做法： 重细节——在得知或预知有来宾后，事先根据公司接待标准，主动询求领导是否有其他指示，安排好来宾的迎接、住宿、餐饮等事项，主动帮来访人员提行李去房间，简单讲解房间内设施的使用方法，并留下自己的联系方式，告知有需要可以随时电话联系。 七段秘书的做法： 做周全——安顿好来宾之后，及时向老总汇报，并和老总确认，是否需要再安排老总与来宾见面的时间、地点等信息，并在合适时间安排来宾与领导见面洽谈。 八段秘书的做法： 重结果——来宾和领导见面之前准备好相关文件资料或其他必要物品，以备领导与来宾商谈所用，做好记录准备工作，如有需要，做好相关信息记录工作，并在商谈之后及时整理好向领导汇报，最后，做好来宾的返程服务工作，确认来宾是否安全返回。 九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化的“接待”流程，并制定相关制度予以保障，让任何一个秘书都可以根据这个流程制度，把来宾接待服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的来宾接待服务体系,通过建立一个培养九段秘书的机制来复制和超越自己! 秘书要做到九段才算成功 中 旭 文 化 中旭愿景: 成为中国培训咨询行业的领导者！ 中旭使命: 对外：专注于企业正规化、持续化！帮助中国成为世界经济强国！ ?????? 对内：为员工搭建实现人生价值的平台！ 四大价值观: 团队精神 敬畏客户 勇于负责 持续成长 ? 六大行为准则: 契约精神 、自主独立 、结果交换、 事实数据 、开放分享 、感恩关爱 ? 中旭九段秘书 ---来宾接待 及时通知老总和客户见面就算接待吗？ 例：来宾接待 做流程 把上述过程做成标准化的“接待”流程，并制定相关制度予以保障，让任何一个秘书都可以根据这个流程制度，把来宾接待服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的来宾接待服务体系,通过建立一个培养九段秘书的机制来复制和超越自己! 重结果 来宾和领导见面之前准备好相关文件资料或其他必要物品，以备领导与来宾商谈所用，做好记录准备工作，如有需要，做好相关信息记录工作，并在商谈之后及时整理好向领导汇报，最后，做好来宾的返程服务工作，确认来宾是否安全返回。 做周全 安顿好来宾之后，及时向老总汇报，并和老总确认，是否需要再安排老总与来宾见面的时间、地点等信息，并在合适时间安排来宾与领导见面洽谈。 重细节 在得知或预知有来宾后，事先根据根据公司接待标准，主动询求领导是否有其他指示，安排好来宾的迎接、住宿、餐饮等事项，主动帮来访人员提行李去房间，简单讲解房间内设施的使用方法，并留下自己的联系方式，告知有需要可以随时电话联系。 做准备 接待的标准是什么呢？要不要车辆接送呢？需要哪些人员共同接待呢？酒店那边是否真的都准备好了，需不需要再亲自去酒店提供指引服务呢？根据公司现有制度，还是自己的判断，还是需要听取领导指示再去开展或申请开展相关工作，事先有没有考虑这些事情。考虑了这些事情再去开展相关接待工作。 备食宿