会议接待—方法和程序.ppt

09.会议接待——方法和程序 （一）会务工作流程图（会前） （二）会务工作流程图（会中） （三）会务工作流程图（会后） （二）会中工作 （二）会中工作 接站工作 接站工作的主要步骤： （p111） 1、要有统一的指挥调度系统，组成接待小组，掌握与会代表的名单以及飞机、火车、轮船的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格（参会人员信息表，P110），并要掌握与会代表的联络方式，拟定《会议代表接站安排表》（P112），注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达（出发）时间、随行人数、接站司机和车号、接站工作人员、接站领导、接站出发地点和时间。将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中，由接站的工作人员负责联系。 2、要备有足够的车辆和接站人员,接站人员每人要有一份与会代表抵达的准确时间表，按分工的线路和时间去接。3、对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。4、在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌或接站条幅，如“天地公司接待处” 接站的工具准备 先准备好车辆和会议代表到达接站回执，带好接待计划、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，还要有一张急救电话号码表，应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码 （三）会后工作 （四）会议其他活动服务 （二）会议现场接待服务 引导与会代表报到 报到是指与会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。热情迎接与会人员、现场运作、合理安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要，现场报到是大家露面的时候，前来报到的与会人员都是有备而来，每个代表都应该得到最热情周到的服务。欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。 1.引导与会代表报到的注意事项如下表所示： 2.引导与会代表报到的程序如下： 1、在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。 2、接待人员将预先准备好的文件袋（包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。 3、向每位代表发放《会议指南》，《会议指南》包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、宾馆服务、注意事项等，要尽可能详细、清楚，使与会代表一目了然。 其它事项 食宿安排要留有余地 备好会议报到须知 指示牌要醒目 报到人员的分配要合理 报到小组成员业务要熟练 查验有效证件 备注 处理结果 联系方式 负责人 报到的注意事项 2、组织签到 （1）工作人员代签到。 （2）簿式签到。 （3）电子计算机签到。 （4）证卡签到 （5）座次表签到 会议签到方式 （1）工作人员代签到 会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如：“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“0”表示请假等。 这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。 （2）簿式签到 与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。 （3）电脑签到 电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。 （4）证卡签到 会议工作员将印好的签到证事先发给每们与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。 （5）座次表签到 会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，