高校后勤档案管理章程.doc

高校后勤处后勤服务总公司档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为搞好我处（总公司）档案工作，使档案工作制度化、规范化，以不断地提高档案工作的科学管理水平，更好地为学校领导、教学科研和后勤工作服务，根据《中华人民共和国档案法》规定，结合后勤档案工作实际，制定本办法。 第二条 档案工作作为我处（总公司）各项工作的一个组成部分，是提高工作效率和工作质量的重要条件之一，是记载我处（总公司）历史真实全貌的一项重要工作。 第三条各部门在工作活动中形成的全部档案，均由处（总公司）综合办公室对其实行实体或信息（目录、数据等）的集中统一管理，所有部门和个人依法均负有保护档案的义务。 第四条 综合办公室档案管理的基本任务。 （一）贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和国家档案行政部门的规定，在学院档案室业务指导下制定我处（总公司）档案工作计划、管理办法和业务性规范。 （二）负责管理我处（总公司）各种门类和载体的档案，不断提高科学管理水平，以维护档案的完整与安全，积极提供利用，为后勤各项工作服务。 （三）对各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和业务指导。 （四）依法负责档案材料保管期限的确定、核查和档案的定期鉴定，并按规定向学院档案室移交应该移交的档案材料。 （五）办理领导交办的其它有关档案工作的事宜。 第五条 本办法所指的档案，主要包括处（总公司）内各部门及个人在从事公务活动中直接形成的，对学校有保存价值的各种文字、图表、声像和电子载体等形式的历史记录。 第二章 档案材料的立卷、归档和档案的接收 第五条 凡在我处（总公司）各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料，均由各部门进行整理、立卷，并定期向综合办公室移交归档。 第六条 归档案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应符合下列要求： （一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。 （三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在文件内容所针对的第一年立卷；跨年度的总结放在文件内容所针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立案；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。 （四）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法定性文件的历次稿件依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、结案处理性文件在前，依据材料在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。 （五）卷内文件应按材料排列顺序，依次编写页码或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角或背面的左上角编上页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。 （六）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟定提名，有的虽有题名但无实质性内容的亦应重新填写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。 （七）声像材料应以文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 （八）有关卷内文件材料情况的说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明的，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。 （九）案卷封皮，应逐按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通俗易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰（也可以用电脑打印）。 （十）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采取三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件材料应逐件用细线装订。 第七条各部门的文书档案应在翌年三月底以前向综合办公室移交，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。其它门类和载体的档案的接收，按有关规定执行。 第八条 处（总公司）内部门撤销或合并时，应将其未归档的全部案卷进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法处理： (一) 撤销部门的档案