公文系統操作及流程說明(適用承辦人).-秘書室-大同大學.pptVIP

大同大學電子公文系統操作說明 秘書室 林碧霞 102.08.05 一、公文系統安裝與設定 二、公文系統操作說明 1.收文作業 2.發文作業 3.查詢 4.其他 系統安裝與設定 1.Windows_XP_公文系統安裝步驟Windows_XP_公文系統安裝步驟.doc 2.Windows7公文系統安裝步驟Windows7公文系統安裝步驟.doc 3.公文系統解除安裝公文系統解除安裝.doc 設定傳送流程 電子公文線上簽核流程 1.承辦人-單位主管-處室中心院主管-承辦人 2.承辦人-單位主管-處室中心院主管-承辦人-會辦單位-承辦人 Ps: 1.設定流程須設回承辦人後存查之。 2.如回承辦人時，發現主管有批示意見時，仍請再次將簽核意見依以上流程傳送。 發文作業或簽呈-創稿登錄作業（創簽/創稿）－登錄取號－設定傳送流程 發文之設定傳送流程： 1.承辦人-單位主管-處室中心院主管（決行）-總發文室點二下列入排程 2.發文方式分電子文及紙本文 請於電子文由總發文室透過交換系統傳送 紙本文將由總發文室文印出送回承辦人 由正本進入選擇發文方式 承辦作業-公文製作及查詢作業 一、可查詢最近製作的公文 二、公文有誤時須做修改或刪除 選取公文後按【修改】，修改後簽章及 意見須重製。 綜合查詢 其它功能 其它功能 * 待辦區作業-承/會辦待辦區： 出現承辦、會辦或陳核的公文 1.電子文－打開即簽收：如1020001234 =簽核公文對話框：蓋職章-填寫意見 =設定傳送流程 2.紙本文： 　按【簽收】，並在線上直接存查之，另以紙本呈閱或會簽。 收文作業-簽辦公文(for 承辦人) 點選創簽/創稿按鈕 開啓公文製作（ web文件）：點選簽/函稿 1.受文者（如正副本等）；速別及密等 2.附件（載入電子附件檔） 簽呈-點選【夾帶附件】載入附件檔 函稿-點選【夾帶附件】，填寫【附件描述】及載入附件檔（*如公文內容己描述附件名稱，可以打【如文】兩字 選擇紙本或電子傳送 3.主旨及說明(如使用word編輯的內容，請一行一行copy) 4.正本 受文者之請撰寫正確全名或點選資料庫內之名稱 點選『紙本』或『電子』發文方式 一、可查詢自己單位內所有承會辦過的公文　 二、相關電子檔案：顯示公文所有相關的電子檔案’ 三、簽辦流程：顯示公文所有處理過流程、預排流程及所有流程的會簽意見。 四、簽辦流程圖 五、公文資訊：顯示該公文的公文辦理情形及各狀態日期的公文相關明細。 六、發文資訊：顯示發文辦理情形、狀態及日期時間。 註:同一單位皆可看到同一單位任何承會辦人之公文 公文誤送處理方式： 若誤送公文未被下一關卡簽收：送出人可在待辦區中【篩選條件】選擇『已送出未簽收』，點選誤送公文後在【其它功能】項選擇【送件抽回】。 若誤送公文已被下一關卡簽收：簽收人可在待辦區中點選誤送公文後在【其它功能】項選擇【誤送退回】，公文會被抽回上一流程。 直接至【設定傳送流程】處點選欲送達單位。 篩選條件： 勾選公文資料，點選【其它功能】可進行－【已簽收未送出】等功能 分會辦畢： 勾選公文資料，點選【其它功能】， 承辦分會公文須待所有被分會的承辦人點選【分會辦畢】才可存查