財團法人中衛發展中心公文管理辦法.PDFVIP

文件編號：Q22002N 核定日期：民國86年06月18日 修訂日期：民國 98年04月22日 財團法人中衛發展中心 公文管理辦法 第一條：目的 為建立健全的公文管理系統，俾使本中心對外往來及內部文 件作業有所遵循，特訂定本辦法。 第二條：範圍 包含收文、簽辦、發文、展延、稽催、歸檔、調卷、銷毀等 之作業相關規定 。 第三條： 收文 一、文書人員應檢視外來 公文，始可收文。附件 不齊全或受 文者有誤等情形 ，則退回原寄發單位。 二、文書人員依各單位之權責分 文，權責單位不易辨別時， 由 文書部門主管裁定。 三、文書人員將外來公文相關資 料輸入公文管理 系統，並紙 本交給各承辦部門之公文聯絡人員，再由公文承辦人自 行至公文系統簽 收(作業流程如附件一) 。 四、由中心同仁直接 收受外來公文，應交文書人員依本辦法 規定辦理。 五、公文文號共11碼，編碼原則 如下 ： (一)第 碼：1 A來文；B收文；C簽呈； 發文E (二)第 2-碼：5 西元年 (三)第 6-碼：7 月份 (四)第 8-11碼：流水號 第四條：簽辦 一、簽呈為 公文承辦人員就執掌業務或其他事項，對上級機 關有所陳述、請示、請求、建議時使用 （如附件二）。 二、 「稿」為公文之草本，依規定程序核判後發出（如附件 四），其擬辦方式如下 ： (一)先簽後稿：性質重要必頇先行簽請核定案件，再 行擬定公文稿（如附件二、三）。 (二)簽稿併陳：案情 特殊頇加 以說明或 具時效性不及依 前款方式擬辦 （如附件二、四）。 (三)以稿代簽：一般案情簡單或例行承轉之案件（如附 件五）。 三、僅供 上級主管知悉外來公文之內容 ，應依本中心簽辦用 箋辦理（如附件六）。 四、除機密件公文依本條第七項規定辦理外，其餘 公文依其 重要性使用不同顏色卷宗，並於卷宗封面附上公文傳遞 單 (如附件 七），再依分層授權明細表規定及考量先會 及後會之需要，填寫公文傳遞順序。 五、名詞 定義： (一)先會指主管決行前，先經相關部門或單位簽辦。 (二)後會指主管決行後，再由相關部門或單位簽會 。 (三)回傳指主管決行如有批示，應往後依序回傳每一位 簽辦者，並由負責該主管之公文聯絡人使用黃色螢 光筆於公文傳遞單上註記。 六、卷宗使用說明如下： (一)紅色：最速件、速件。 (二)黃色：財務。 (三)白色：普通件。 七、承辦人員簽擬或創稿之 密件公文，應將公文裝入機密 封套，填寫「密件公文呈判單」黏妥封條並於封條簽 名或蓋章（如附件 八），再依密件公文呈判單順序傳 遞 。辦理密件公文之相關人員不得將機密內容