传统档案馆向数字档案馆跨越所面临的问题.PDFVIP

传统档案馆向数字档案馆跨越 所面临的问题 朱蒙生孔强 传统档案馆向数字档案馆转变是档案工作发展的必然趋势，同时作为国家 信息化建设的组成部分，数字档案馆建设又充当着极其重要的角色。然而，由 于由传统档案馆到数字化档案馆，不是一个事物简单的循序发展，而是一个飞 跃式的质的变化，因此，在数字档案馆建设的过程中，我们将面临众多的 问题。 一、非技术层面问题 ‘ 1．1基础理论研究方面 1．现阶段对数字档案馆的认识不一致。理论来源于实践，但任何实践健 康而有序地进行离不开理论的指导，尤其在数字档案馆的建设初期，更是需要 理论研究作为先导。目前数字档案馆的研究还处于起步阶段，关于数字档案馆 的认识并不统一，有着不同的理解，就其定义而言出现了多种提法，势必会造 成对数字档案馆建设方向把握上的不一致，这在很大程度上影响了数字档案馆 的实践。另外，现在对数字档案馆研究，绝大部分都是依赖和借鉴数字图书馆 的理论，但这些理论是否完全符合数字档案馆的特点和发展规律，还需要我们 作进一步的思考和推敲。 2．对新类型档案和新载体缺乏研究。信息社会中出现了许多新类型的档 案，如电子文件、软件、电子出版物、电算化财务资料、电子图纸等，它们将 是数字档案馆信息资源重要组成部分，在特性上有别于传统档案。同时一些传 统档案如声像档案、照片档案等为了更好的利用和保存，其载体形式也在发生 着变化。但现阶段人们对新类型档案和新载体档案的存档意识还很薄弱，对如 何有效地收集、保存并提供利用还缺乏相应的理论作指导。 ·197· 文献影像技术的发展与应用 1．2数字化信息资源建设方面 1．缺乏数字化资源。数字档案馆生存的基础就是数字化的各类档案资源。 但是，一方面由于档案的特殊性，不能向图书馆那样通过多种途径获取数字化 的资源，对于过去形成的档案只能采取将传统载体档案数字化的方法；另一方 面，在现行公文处理体制中，还不能将传递的全部公文做到数字化，其中的绝 大部分还要在形成档案后到档案馆才能数字化，并且对一些本身已是数字化的 档案我们还没有保存意识，或者说还不知如何去保存。 2。传统载体档案的数字化代价高。对现有档案的数字化，目前有光盘扫 描或者缩微后扫描胶片的两种方式。这两种方式都需要投入相应的设备，如扫 描设备、存储设备、缩微设备等，这些设备在价格上比较昂贵，动辄上千上 万；另外在耗材上也是一笔很大的支出，据计算单是拍摄制作一盘缩微片约需 材料费140元，因而完成全部馆藏档案的数字化所需耗材约数十万元。对一些 特殊载体档案如声像档案的数字化则需要采集设备和超大容量存储设备，代价 就更高。因丽．数字化所需的经费往往不是档案馆自身所能担负和解决的。 3．档案信息数字化效率低。采取光盘扫描的方式数字化，人工干预的程 度高，效率很低，一台机器一天至多扫描2500页；如采取扫描缩微胶片，可 以加快扫描速度，但目前档案馆的缩微率普遍不高，只有少部分进行了缩微处 理，要实现馆藏档案的缩微化不是短时间就能完成的。另一方面，在扫描后仅 作为图像来处理，虽然统一化程度比较高，但这对档案的描述不够精确，特别 是用图像来保存文字信息，其中存在大量的冗余信息，数字化的结构就占了较 大的存储空问，而且不易进行全文检索。这就需要将其存储格式进行转换，但 由于现在的识别软件不成熟，特别是对档案文字不能很好地进行转换，需要人 工干预，这也同样要耗费大量的时间。 1．3服务与用户方面 1．服务理念问题。数字档案馆的服务方式将发生彻底改变。数字档案馆 要求服务形式是多种多样的，而不是传统的面对面；是带有主动性的，而不是 完全被动的；是不受时间、空间限制的，而不是“到点关门”。这对我们传统 的服务观念是一个极大的挑战，促使我们对传统的服务机制、服务理念和模式 进行改变。当然，传统服务理念的形成并非一朝一日，对它进行改变，代之以 全新的服务理念也并非一蹴而就，因而在此过程中，难免有一些排斥心理，不 能迅速转变以适应新的服务特点，这在某种程度上对数字档案馆的建设是一种 ．】98· 传统档案馆向数字档案馆跨越