博物馆藏品档案管理信息化初探.PDFVIP

博物馆藏品档案管理 信息化初探 柳彤 在全球信息化的今天，作为文物收藏基地的博物馆，藏品档案 管理信息化已成为文物工作者的共识。目前国内有关文物藏品信 息管理方面的科研成果正在不断扩海大，一些大型博物馆已经完 成或正在完成藏品信息网络工程。这是中国博物馆走向现代化的 可喜的进步，它不仅使保管工作者得以从繁琐的手工操作管理中 解放出来，同时也让专业研究人员和关心文物事业的人们能够准 确、快捷的了解文物信息。诚然，高科技产品给我们提供了现代化 的管理手段，但同时它也给我们提出了新形式下的新问题。 本文主要就藏品档案管理信息化中涉及的一些新问题做简单 的探讨，观点尚不成熟，欢迎大家批评指正。 一、藏品档案管理信息化与 传统手书帐目管理方式的关系 随着时代的发展，越来越多的博物馆将会采用计算机藏品信 息管理系统，从前靠翻阅手书帐目和卡片查询藏品信息的方式逐 渐被轻松的点击鼠标所代替。那么传统的手书帐目管理方式还有 必要保留吗?那些多年积累的帐本、表册、卡片等如何处置? 文物藏品的传统手书帐目管理方式，是前辈文保工作者总结出的 行之有效的管理手段，利用帐卡表册对文物藏品进行管理，具有较高的 科学性和准确性。国家文物行政部门很早就制定了藏品帐目的规范化 一485— 格式，如《藏品总登记帐》、《藏品分类帐》、《藏品档案》等。 手书帐目记载了每一件藏品进馆前后的来龙去脉，是藏品的 最原始记录。它是任何后续记录不能随意更改的资料信息。目 前，国内一些博物馆所使用的藏品信息管理系统，绝大部分都是以 各馆的藏品总帐、分类帐、卡片和藏品档案等为依据开发研制的。 在系统中，最突出的问题就是藏品的定名和数量，因为一件藏品往 往被赋予多个名称，而藏品的数量也有不同的计量方式，所以系统 必须在“藏品名称”一栏中明确列出“原名”和“现用名”，在计数栏 中列出“数量”和“实际数量”。“原名”即《藏品总登记帐》上的名 称，即便它不精确，也要原样录入，“现用名”则是指规范的藏品名 称，两个名称并列出现才不会使人产生错觉。同理“数量”存《藏品 总登记帐》上常常是一件套中包括若干件藏品。故需要在“实际数 量”内明确具体数字。藏品档案信息管理软件最终是在手书帐目 的基础上开发的内容、条目更完善、更细化的信息载体。不管利用 电脑对藏品进行管理有多快捷、简便，一旦计算机管理系统发生故 障，在不能及时排除故障的情况下，人们仍需利用手书帐目做藏品 的查询和统计工作。因此，即便有了现代化的藏品档案管理手段， 也不能摒弃传统的手书帐目管理。更不能将多年积累的帐本、表 册、卡片等做废品处理。可以将原始的手书帐目制成缩微胶片或 扫描进电脑中，制成光盘加以保存。总之保护好藏品的手书帐目 是极为必要的。 二、微机管理中的藏品分类与实际库房藏品分类的关系 在藏品档案信息管理系统中涉及藏品的分类问题，实际库房 工作中，藏品分类是很敏感也很复杂的问题。库房要以藏品安全 为首要出发点，充分考虑到环境——最主要的是温、湿度对不同质 地的文物的影响，其次才是藏品的利用和研究。目前国内大部分 博物馆采用的是“主要按藏品质地兼顾功能和性质”的分类法，在 此不讨论分类法的科学与否，我认为微机管理系统中应采用以人 为本的分类方式，以查询、检索便利为主要目的，尽量做到与库房 一486— 藏品相一致。例如首博新馆预计在新的微机藏品档案管理系统中 将藏品分为： 这样分类便于保管员查对所管理的藏品，同时也便于专业人 员的研究工作。首博馆藏佛像数量众多，且绝大部分是铜质的，因 此辟有专库存放。保管员只需进入系统中的“佛像”类进行查询即 可，而不必进人“金属”类项。另外，即使在同一个类项中，如“金 属”类，亦可采用下拉菜单式做选项，如金、银、铜和青铜、铁、锡、 铅、锌、合金等。同样，“近、现代史文物”类项主要是针对藏品的功 能而分的，首博新馆设专库保存这类藏品，就质地而言，它包罗万 象，尤其是新征集的当代一些藏品，其构成已属新型高科技材料， 若按传统的质地分类，它们将无所归属，即便能按质地分类的藏 品，真的打散分开，那将给陈列设计人员和库管员带来不便，因为 一旦举办专题