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纸质档案数字化工作中的几个问题 上传日期:2009-11-20 阅读次数:207 　　 纸制档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的过程。纸质档案数字化是综合性档案馆馆藏档案数字化的重中之重，也是一项工作量巨大，耗费精力的任务。任务艰巨，兵不容缓，信息化社会迅速地到来要求各级档案馆必须尽早尽快完成此项工作。笔者所在的档案馆已经率先开展此项工作，在纸质档案数字化过程中遇到了一些困难，有一些感想，特总结出来，以便与档案界的同仁一起交流，共同探讨： ????一、纸质档案数字化工作开展前如何整理出加工对象 ??? 笔者认为这个问题涉及三个方面： ?? （一）要不要或者如何对纳入加工范围的馆藏档案进行价值鉴定 ??? 很多档案馆馆藏档案长达50多年历史，基本上是从建国初积累至今，档案数量庞大。以襄阳区档案馆为例，目前该馆内保管的纸制档案57151卷，其中永久和长期档案合计51131卷、短期档案6020卷。目前市场上较先进的专业扫描仪柯达i65，具有双流同时输出黑白和灰度，黑白和彩色双面影像的功能，每分钟最多扫描32页或64个影像。襄阳区档案馆安排了一个四人的工作专班 ，利用扫描仪的高速扫描功能，平均1个小时扫描500幅影像，按照每卷130页计算约4卷。按照每天工作6个小时，每周5个工作日，每月22个工作日计算，仅完成51131卷长永久和长期档案扫描任务需要9年。然而相当多的档案纸张鉴于质量和规格，还依赖于平板扫描。2006年，襄阳区档案馆3人工作小组每天工作6个小时，利用平板整整花了3个月的时间扫描了1万幅影像。而且还有一部分短期文件经过鉴定需要升级，全面实现文档一体化还遥遥无期，档案馆也在不断的接收，工作任务将越来越重。所以从时间上讲，全部馆藏档案数字化不可行。 ??? 从社会效益上讲，我国信息资源开发利用工作已经在转型，已“从IT（信息技术）阶段转向IR（信息资源）阶段，从基础设施阶段转向深入应用阶段，从数量建设阶段转向质量建设阶段，从粗放配置阶段转向追求效益阶段”，扫描有效性差、共享性差和系统性差的档案无疑是浪费人力、浪费精力和物资资源的行为。 ??? 开展馆藏档案数字化工作一定要鉴定现行，档案鉴定工作要坚持以“应用”为导向，即要根据“利用优先”的精神来确定数字化工作的轻重缓急，将那些“价值高、可公开、易检索”的馆藏档案确定为数字化的范围。具体做法是从馆内抽出业务精通、熟悉县（区）情、知识结构牢固的骨干成立三人以上鉴定工作专班，在以往档案鉴定的基础上逐份对纳入扫描范围的档案进行挑选。 ??? （二）对有加工价值的对象再次挑选 ??? 对于加工对象的确定首先按档案内容价值进行筛选，即以档案的内容有无重要或比较重要的查考利用价值作为全文信息数字化的主要依据；其次是按照档案稿本进行筛选。在确定档案价值的前提下，对立档单位的发文，同时存在草稿、定稿、正本的，扫描正本；无正本的，扫描定稿；无正本和定稿的，扫描草稿；属于扫描范围的正本存在数份的，选择字迹比较清晰的正本扫描；属于扫描范围的草稿存在数份的，根据时间选择最新的修改稿扫描，如草稿无时间，则选择字迹比较清晰的草稿扫描。另外还要按照档案载体质量情况进行取舍。档案纸张破损、霉变或字迹褪变、信息难以辨认的文件和字迹潦草、无法辨认的文件扫描后也无法识别，所以在没有对其采取抢救措施前不必要扫描。 ??? （三）按照《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。 ??? 档案价值鉴定、加工对象的挑选、目录著录会花费很多时间，但是数字化工作绝不能贪数量，一味图快，要“质量第一，速度第二”。保证纸制档案数字化工作质量高，速度快。襄阳区档案馆纸制档案数字化工作有望在十五年内顺利完成。 ??? 二、数字化加工中损伤原稿与保护档案载体矛盾双方的统一 ??? 档案保管要求保障档案的载体和内容的安全，但是在数字化过程中保障纸质档案载体的绝对安全是不可能的。我们可以通过严格的借阅手续避免档案少卷，可以通过详细的拆卷、扫描登记录来保证档案不缺页，但是高速扫描下对文件原稿的损坏却无法避免。尤其是2002年以前按照按照传统方法整理的以“卷”为单位档案，当时采用“三点一线”装订法，而且筒子页居多。在2006年襄阳区档案馆利用平板扫描仪仅仅是扫描1万幅影像初稿，就花了三个多月的时间。一天紧紧张张地扫描200页图像。按照这样的速度完成馆藏3万多卷档案将遥遥无期。如果要提高扫描速度，发挥高速扫描仪作用必然要拆卷和裁开筒子页。所以，要开展纸质档案数字化工作，有些损伤是必要的。 ??