文件与档案管理bs.ppt

文件归档与档案管理 主讲人：韩春红 一、什么是文件？ 文件转化为档案的条件　　 二、文件归档工作 3、归档文件整理 归 档 章 档 案 盒 盒 脊 档 案 盒 封 面  国储粮四平储备库 归档： ?最早对“档案”一词的说明，见于康熙四十六年（1707年）的杨宾《柳边记略》记载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。 三、档案及档案工作 “结绳”和“刻契”是远古时代档案的萌芽。 1899年在河南安阳小屯村出土的甲骨卜辞是我国发现的最古老的以文字记录的档案。 历史上不同载体的档案：甲骨档案(刻在龟甲、兽骨)、金文档案(青铜器)、石刻档案、简读档案、缣帛档案、纸质档案等 历史上最著名的皇家档案库：汉代的石渠阁、兰台、东观、唐代的甲库、明代的后湖黄册库、清代的内阁大库等。 什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 * * 一、什么是文件？ 主 要 内 容 二、文件归档工作 三、档案及档案工作 狭义上的文件，包括各机关向外发出和收进的公文及机关内部使用的文件。 从广义上讲，文件包容了文书和公文的全部内容，且不仅以文字记录方式在纸张上，还包括以录音、录像等光电技术方式记录在非纸载体上的其他文件，如“声像文件”、“光盘文件”、“机读文件”等 文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 文书：是人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。它包括私人文书、公务文书。 公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务，行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 文 件 文 书 公文 (公务文书) 档 案 文件、文书、公文、档案关系 1、必须是办理完毕的文件。 2、必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件。 3、必须是按照一定的规律集中保存起来的文件。 依据《档案法》《企业档案管理规定》及相关法规，结合本单位实际，制定出本企业文件归档制度。 文件归档制度中应明确文件材料的归档范围、归档时间、归档质量要求以及归档控制措施。 企业各文件形成部门应按照规定由兼职档案人员将文件整理后向档案室进行移交。并填写《档案交接登记表》。 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合质量要求。 归档的文件应为原件。一般一式一份。 非纸质文件应与其文字说明一并归档。 重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。 1、文件归档要求 2、文件归档时间 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。 科研、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 电子文件、磁带、照片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权文件；更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件等，应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 文书档案--《归档文件整理规则》 科技档案--《科学技术档案案卷构成的一般要求》 会计档案--《会计档案管理办法》 人事档案--《企业职工档案管理办法》 特殊载体档案--《电子文件归档与管理规范》 《磁性载体档案管理与保护规范》 《照片档案管理规范》 各类归档文件的整理方法 文件归档整理的程序 装盒 收集 鉴定 分类 装订 排列 编号 编目 (一) 收 集 意义：收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。 归档： 《档案法》规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 归档： 《企业档案管理规定》第七条