文件记录控制程序培训.ppt

3、文件编号 一级文件—— 质量手册 二级文件——程序文件 3、文件编号 部门分发编号及其表示形式 文件版本/版次的管理 体系文件的初始版本/版次为A/0，第一次换版为B版，以后换版依次类推为C版、D版、……，文件第一次换页修改版次为1，以后修改依次为2、3、……。 4、文件编写、审批、发布、保存、接收 编写、审批 一级文件《质量环境管理手册》由管理者代表编制，总经理审批。 二级文件《程序文件》由管理者代表组织各部门编制，管理者代表审批。 三级文件（作业文件）由各部门负责人根据本部门实际工作情况编制，相应领导审批。外来文件统一由人力资源部接收，填写《外来文件（资料）登记表》，根据需要下发至各部门，顾客提供的文件按顾客财产予以控制。 四级文件（相关记录）由相关部门根据工作需要制作，由人力资源部统一管理。 4、文件编写、审批、发布、保存、接收 发布、保存、接收 各级文件均由人力资源部统一保存、发布，填写《文件资料发放（回收）登记表》，如有变更，旧版文件持有人将旧版文件上交到人力资源部，由人力资源部统一下发新文件。 各文件在最初起草时，起草人完成草稿后，填写《管理制度征求意见表》向相关部门会签争取意见，在确定起草文件无争议后经审批人签字认可，向人力资源部索取文件编号，在《受控文件清单》上登记，按征求意见表的范围发放。 文件的起草部门将通过审批的文件纸质原件交人力资源部存档；作废文件需作资料保留，在《作废文件清单》上予以记录，经原发放部门经理同意，盖“作废”印章可留用，使用部门在部门文件接收记录上注明，如有文件需销毁，按《记录控制程序》中5.6执行。 文件发放范围及数量由起草部门在《管理制度征求意见表》上确定，接收部门责任人在《文件资料发放（回收）登记表》指定位置上签字，各部门收到文件后要妥善保管，防止损坏和丢失。 5、文件管理 有效文件控制 通过控制文件的起草、审核、批准、发放、接收，保证现场使用的文件为有效文件，文件编号为受控文件标识，并在每二年发布一次的《有效文件清单》上确认，确有必要保留非受控文件，加盖“非受控”印章识别。 文件起草部门在文件正式实施一个月后对文件的执行情况进行验证，每两年对文件的有效性进行评审，并上报人力资源部，人力资源部依据实际情况，每二年发布一次《有效文件清单》，作为有效文件确认的证据。 因工作需要借阅或复制文件时，可向人力资源部办理登记手续，未经许可不得复印或向无关的人员提供文件。 文件破损影响使用或文件丢失时，应向原发放部门申请，经批准后补发，发新文件时必须上交破损文件并记录，一旦找回丢失文件，应立即上交原发放部门处理。 《受控文件清单》、《文件资料发放（回收）登记表》、《文件会签表》、《外来文件（资料）登记表》、《作废文件清单》、《有效文件清单》由人力资源部管理。 文件的更改 文件更改由原起草部门提出并在《受控文件清单》登记。 更改人负责按发放记录收回需要更改的文件，换发更改后的文件并保持记录。 文件多次修改或经评审需大幅度修改时，执行4.3.6条。 6、电子文件记录保存 电子文件存档归口管理部门为人力资源部，负责电子档案的归档、整理、保管和提供利用工作，按年度对电子档案的接收、更改、管理、保护、利用等情况进行统计，电子档案的销毁程序参照纸质档案的销毁程序执行。 电子文件形式包括文本文件、数据文件、声音文件、图形文件、图像文件、影像文件、超文本文件等。 电子文件的存档根据文件等级、编制部门、编制时间分类，公司内所有文件的电子版本均归档到人力资源部，文件编制部门对所编制的文件备份，文件编制部门在文件通过审核后3天内将通过审核文件的电子版传至人力资源部。 电子文件的格式、编号、编制、更改、签署和版次管理应符合有关规定。 具有重要保存价值的电子文件必须适时生成纸质文件等硬拷贝，归档时必须将电子文件与相应纸质文件等硬拷贝一起归档，并保持其内容的一致性。未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子档案。 电子文件保管部门在积累时必须建立电子文件登记制度，按《电子文件登记表》进行登记。 7、文件起草格式要求 各级文件标题字号设置为小二、二号，其他内容字体设置为四号，行距设置为固定值22磅—28磅。 公司内部所有文件页面设置：左右为2.5厘米，上下为2.5厘米。 二、记录控制程序 1、各部门职责 2、记录控制流程 3、记录控制过程、方法和要求 1、各部门职责 人力资源部是记录的归口管理部门，负责记录责任的划分和规范要求。 管理体系的各归口管理部门负责所涉及记录的控制。 其他各部门按本程序要求使用各种记录。 2、记录控制流程 3、记录控制过程、方法和要求 记录表格的编制 记录表格在程序文件和作业文件编制的同时，由制定人根据标准要求和管理的需要同步编制。 记录表格中的栏目设置要合理，既要满足质量管理的要求