文员公文写作培训.ppt

文员岗位培训 公司培训课程系列 小区文员岗位职责 负责部门行政公文、重要、机要文件的起草及打印、登记、呈送、报批、跟进、归档工作，并履行保守公司机密的职责 小区通知的草拟、报批、印发、张贴工作 负责小区召开会议的前期安排工作 负责小区档案管理工作及档案借阅工作 培训什么 公文常见种类及特点 各类公文的写作特点及规范要求 公司常用文件的标准格式 公文写作实例讲解：常见错误及注意事项 文件传递流程及跟进反馈 台帐的使用方法 档案管理 公文常见种类 通知：批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免 通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况 报告：向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问 请示：向上级单位请求指示、批准 函：各单位之间互相商洽工作、询问和答复问题，向主管部门请示批准 公文常见种类 会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行时使用的公文 制度：是为规范公司日常管理工作所明确的制约规则 工作计划：对工作的预想和打算的书面化 工作总结：是在工作实践中，对客观事物规律的认识而形成的文字材料 通知类公文写法指要 着眼于实：制发各类通知的目的都是为着解决实际问题，因此必须着眼于实。有的通知，不仅要提出问题，而且要分析问题，拿出解决问题的办法，如指示性通知；也有的通知，内容比较简单，表现为提出问题与解决问题，如规定性、事务性通知；也有简单的，如批转、转发、发布性通知及任免性、会议性通知等，基本只有解决问题的内容，而无提出问题，更少分析问题。 一目了然：通知在写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构单摆浮搁，使人一目了然。一般要开门见山，先用寥寥数语讲明制发通知的原委、依据及目的。 通报类公文写法指要及注意事项 1、通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。 2、通报的类型： （1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”； （2）用于批评错误的，称“批评性通报”； （3）用于传达情况的，称“情况性通报”； （4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报” 3、写法指要： （1）用典型事实说话：通报是用典型事实教育、警示员工的，不是正面的典型，就是反面的典型。因此通报的事情不可一般化，应具有典型性和说服力。 （2）要注意分寸：通报中的议说，必须是通报中典型事实的引申，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。引伸出来的观点、意见、主张、结论，既不能过泛，也不能过狭。引发过泛，大而无当，缺乏针对性，会失去通报的本意。引发过狭，消弱了以此类推的目的，也会失去通报的本意。 请示类公文的写法指要 请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种，使用频率较高。 请示按其行文的目的、作用不同，基本分作两类：一是直请性的请示，即下级机关直接向自己的上级领导或主管部门请求指示或批准事项；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以请示上报给直属上级机关，要求上级批转有关单位予以办理，我们公司日常所用的大都是第一类的请示。 请示的内容结构一般是由三部分组成：开头部分写请示的缘由，即“为什么请示”，要求写得充分而显明；中间主体部分写请示的事项，即“请示什么”，要求写得实际、合理、明确、简要；结尾部分写希望要求，大都运用惯用的词语，如：“妥否（当否），请批示”、“是否可行，请批示”、“以上请示，望予批准”等 写法指要： 1、把握好请示的内在逻辑：一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。公文中请示比较特殊，其它公文的目的句，通常置于开头，即开门见山，惟独请示，目的句置于第二层次。 2、一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。 报告类公文的写法指要 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。 报告的种类：情况报告、工作报告、建议报告、回复报告、检讨报告、送文送物报告。 报告与通报的区别：报告与通报，虽均以陈述客观事实为主要内容，但报告是用于向上级陈述情况，很少直接论理，但可以用自我认识或在述事的过程中陈述依据，以讲清道理；通报是用于向下级进行典型教育，需要直接论理，做到紧贴典型事实，以叙事为主，适当引申出一些道理。 写法指要： 1、报告写作的通用原则：三段式写作结构，通常有以下几种形式： （1）情况—做法—问题（意见） （2）情况（做法）—问题—今后意见 （3）情况—问题—今后意见 （4）情况—原因（责任）下步做法 （5）情况—原因—责任及处理意见 （6）情况—问题—建议等 写报告掌握“三段式”的基本写