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档案管理培训讲义 档案定义： 除城建档案馆之外的公司在生产经营活动中直接形成的具有查考价值的党群、行政、人事、审计、会计、土地、设计、项目、销售、纪检、监察等门类的档案。 档案作用 保护文件的安全性与完整性，是历史凭证。保守档案机密，便于利用，保管与利用是紧密相连的。与公文时刻联系，公文承办部门应保证文件的系统性与完整性。 房地产公的档案 以案卷为单位进行整理（立卷、分类、组合、编目） 1、分类：年度——部门（或问题，偏向于问题（多的情况下）来分，一级类目与二级类目展开）——保管期限 按其内容所反映的问题再细分开。 2、组卷：（见后） 以件为单位进行整理。（什么叫件） 公司档案目录表（档案分类方案） 综合管理类 行政管理、文秘事务、职工教育、法律事务、安全卫生、外事等方面形成的材料，具体如公司规划、年度计划、统计资料、会议记录、决议、决定等13类公文、协议合同、项目方案具有参考价值的资料、本公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、历史沿革、大事记、重要活动的剪报、照片、录音、录像等 人事管理类 人事档案、社会保障、劳动合同、人事档案、工资福利、职称评定、干部任免文件方面形成的材料、人事规划、培训、绩效考核资料 经营管理类 公司层面经营决策、投资方案、投资分析报告、企业章程、企业各类证照、土地拍卖证与协议、法人资料、高级管理人员个人资料、可行性研究、市场营销、广告宣传、投资预算与计划、市场信息搜集、各类经济往来函、客户档案、财务管理、购销合同等方面形成的材料 项目管理类 （包括前期） 工程项目的申报、审批、招投标、勘察、设计、施工、竣工验收和管理全过程的材料、工程预决算资料、各类证照 财 务 类 会计凭证、帐册、报表、财务分析、财务审计情况 设备仪器类 外购（或自制）设备图纸、随机文件（说明书、合格证、保修单等）、安装调试及设备维修记录等方面形成的材料 其他 各部门外出学习、考察、调查研究、参加会议的文件资料 核算部：项目预决算书、各类合同协议、与协作单位的往来函、各类签证过的联系单、各类考察报告、项目的标书、部门工作制度细则流程、各类供应商资料、其他材料、各类经济合同库 设计部：各类图纸、技术方案、各类技术报告、招投标合同及招投标书、专业会议纪要、技术交底材料、图审材料、部门工作制度细则流程、各类合同协议、各类建议、各类重要函及联系单、各类技术标准、各类供应商资料、相关法律法规、其他项目技术资料。 前期：各类外送报告请示、上级单位批复、各类证照、各类报批材料、各类合同协议、项目立项文件、房地产行业政策法规信息、审批资料和证件、物业分割测绘工作、竣工后各类职能部门验收资料、土地证和产权证、各类配套合作材料（如电信、广电、自来水、电力、热力、煤气、环保、林水）协议、各类资料、各类制度与流程、各类培训资料、会议资料、各类外来文件 工程部：部门工作制度细则流程、各类施工方案、施工组织设计方案、各类合同协议、各类建议、各类重要函及联系单、各类图纸、专业会议纪要、现场施工记录、各类监测报告、其他各类工程资料、相关法律法规、其他重要文件。 财务部：独立归档（各类凭证、报表、协议、核算书、财务规章制度及流程） 营销策划部：各类营销策划方案、品牌推广宣传方案、销售管理体系及规章、各类设计调研报告、客户档案、各类合同协议、销售许可证等各类证件、各类销售合同、部门工作制度细则流程。 客户服务中心：客户服务体系等各类规章、部门工作制度细则流程、各类方案规划、重要投诉处理记录。 行政人事部：各类收发文、公司大事记、各类会议材料、计划总结材料、发言稿、人事决定、各类外来重要文件、各类重要通知通告、各类请示报告、公司规章制度、部门及岗位职责、公司组织架构图、公司人力资源规划、各类人力资源活动计划、各类建议书、公司考勤登记表、公司考勤统计表、公司各类证照资质证书、员工人事材料、员工档案、职称证书、劳动合同、公司固定资产登记表、 不仅限于上述，另参考如下文件： (备注：文件的归档范围: a.上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复; b.公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等;c.公司总经理办公会议及中层以上参加的各类会议以及各种专业例会记录;d.公司党代会、职代会、工会会员代表、团代会等党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报,会议记录等; e.有保存价值的来信来访记录及处理结果; f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;g.上级机关领导电来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料;h.反映本公司经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄