工程档案资料培训.ppt

广东电网公司清远供电局 目 录 一、文件材料收集 二、照片收集 三、文件材料整理组卷 四、照片整理 五、档案中间检查 六、项目文件的移交归档 一、文件材料收集 ： 1、工程开工时，也就是工程档案资料编制的起步时刻，应征求监理工程师及建设单位对工程竣工资料的填写、收集、整理、装订要求和竣工图纸编制要求等。 2、制作“档案收集盒”，参照电网公司基建项目档案作业指引手册（以下简称“手册”）附录1《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》中的案卷题名和分类号，标示在文件盒上即可形成“档案收集盒”。 3、根据收集范围，鉴定文件材料是否需收集归档，并在确认后同时把文件材料放入所形成的“档案收集盒”内。 4、收集的内容：反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件（包括各种载体文件、图表及照片、录像带、录音带、光盘等），应收集齐全，归入建设项目档案，参见手册附录1《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》。 5、文件的质量要求 1）归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。施工单位移交给建设单位的文件除批量生产的原材料质量证明单可用复印件外（在此复印件上应加盖经销商红章），其余施工文件均应移交原件。 2）归档文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸。施工记录表格应符合电力行业标准。 3）文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，如碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档。（开工前必须对相关人员明确要求） 4）项目文件应字迹清楚、字体端正，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。签名必须手签。 5）打印施工检查及评级记录、施工方案等资料时，应留出左（竖向）或顶（横向）边距2.5～3cm，以备装订。 6）项目文件具体收集范围参照手册中附录1《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》。 提示：案卷复印件须在备考表中备注清楚原件的去向，备考表签名确认须为全部手签。 二、照片收集 1）所有新建及大型扩建工程参建单位必须移交照片档案。 2）归档的照片，必须主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁、准确、系统、说明齐全。 3）归档的照片，必须是原版、原件，光盘数据与照片的影像相符。 4）数据光盘中的每张照片名称与照片档案中的照片号应一致，另必须填写属性：标题——项目名称、主题——事由、作者——摄影单位。 5）照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值，尤其是具有历史意义的照片，工程照片收集的主要内容如下： a）开工仪式，反映举行开工典礼活动过程。 b）重要现场会议，重要领导人到现场指导工作。 c）图纸会审。 d）技术交底。 e）工程协调会议，应突出会议主题。 f）文明施工。项目部办公室、宿舍布置，五牌一图、宣传标志设置，加工场、材料堆放等。 g）站班会，或现场质量、安全、技术学习、考试等。 h）安全检查，能反映检查过程的情况，重点工程要有两次以上录像资料。 i）质量验收与竣工投产。 j）特殊技术，对新技术、新工艺进行的试验、评审与使用；施工中采用的特殊措施。 k)工程全貌，工程的原貌和全貌，能反映出特殊施工环境、地质、地貌、重要跨越、施工难点等。 l）技术交流、质量回访等重要活动。 m） 基础施工，隐蔽工程及中间验收，包括复测、围塘、土石方、钢筋制作、浇制和拆摸成品、接地、大型挡土墙等。 n）立塔施工及中间验收，能反映不同塔型的组立，大越跨等高塔组立施工必须能反映两次以上不同立塔阶段。 o）架线施工及隐蔽工程，包括牵力场、张力场、重要跨越情况及施工过程。 p） 附件安装，包括跳线、紧线、附件安装，重点突出施工工艺。 q) 竣工验收，竣工后线路总体概况。 注：由于照片都是施工过程的记录，所以在工程开工前应把规范要求向相关施工人员明确。 三、文件材料整理组卷 1.对项目文件材料进行分类组卷 1）立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系；分类科学，组卷合理。 2）具体分类参照手册中附录1《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》来分类组卷。 3）竣工图厚度如超过6cm时，可分开若干卷，每卷分别编档号，案卷题名在原来的题名后加上（共几卷，第几卷），并在备考表说明原图的序号。 2.对卷内文件进行排列 1）文字材料按时间、专业顺序排列参见手册中附录1《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》。 2）竣工图按专业、图号顺序排列。 3）同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 4）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后；有译文的外文资料，译文在前，原文在后；正件在前