行政人员综合技能培训.ppt

心态决定一切 结 论 1、目标管理 ■要清楚的知道做什么？为什么要做？ 2、工作方法 ■要解决怎么去做的问题？如何更有效的做好？ ◇ 结果导向 ◇ 过程管理 ◇ 复杂的问题简单化 ◇ 模仿+改良=节省时间 ◇ 标准模板 时间管理及工作统筹技巧 上班碰到无准备时来到的临时任务…… 有用的东西定位摆放 当天的事情当天完成 丢弃无用东西要快、要狠。 事后处理，不如事前预防。 通过别人把自己的事情做好。 万事以最小的投入，达到效果。 采取积极的人生观。 提升效率的对策 时间管理方法 阶梯图 明确目标 分清轻重缓急 制定计划 有方法行动 1 2 3 4 现场演示 小故事 如何理解有效的沟通 什么是沟通 ？ 为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同认识的过程。 实质 ： 相互理解的过程 注意：沟通不一定是直来直去 明明白白 效果比有道理重要 说 听 问 看 沟通技巧 沟通的方法与技巧 与上司沟通的方法： 1、事情听明白，看清楚上级意图。 2、事前要事事汇报，事情总结、多选快速掌握主流性格 3、抓时机，随时沟通。 与上司沟通的态度： 1、尊重但不能吹捧 2、请示但不能依赖 3、主动但不能越权 向上沟通 向上沟通的原则： a、迎合上级是原则 b、尊重、服从上级是方法 c、理解、领会上级意图是出发点 d、及时汇报 与领导保持良好关系5要领： 1执行其指示 2不给领导难题 3工作告以段落要汇报 4提供有用信息和建议 5保持距离 与上司沟通技巧 1、 自动报告你的工作技巧 2、 有相反意见不当面顶撞，讲究方法 3、 接受上司的批评，同样错误不犯3次以上 4、 上司一般没有错，错了一般也是因你的错… 5、 上司传唤时，要表现出责无旁贷 6、 对自己的业务，熟记于心 上司 没有胆量 在工作中跨部门的沟通障碍？ 沟通的方向 1、站在对方的立场 2、平时要注意建立信任关系 3、把握时机和沟通方式 4、借力 跨部门沟通 预祝大家： 我的秘书辞职了 * 显性权力 隐性权力 是他的问题，还是你的问题？ 授权获得 学习获得 读万卷书不如行万里路 学管理的博士生, 视频 NOTE NOTE NOTE * ☆ 白板笔 ☆ 大白纸 ☆ 活页挂图 ☆ 大白板 * 如何面对异性领导 如何处理双重领导 如何「面对吹毛求疵的上司」？ 如何「面对外行领导的上司」？ 规范拨打电话的流程： 确认对方 自报家门 先说大概内容（对方感兴趣） 大约需要占用对方多长时间 记录（详细记录） 叙述、谢谢、再见 办公室礼仪 接电话的流程： 规范接听重要电话的流程 报出公司名称、姓名、职务 询问对方公司名称、姓名、职务 详细记录通话内容 复述通话内容，以便得到确认 整理记录，提出拟办意见 呈送上司批阅 直接转上司接听 根据具体情况判断是否直接转上司接听 办公室礼仪 1、时间 2、对方名称 3、对方姓名 4、对方职务 5、通话内容 6、记录人 7、备注 详细记录通话内容 电话礼礼仪 第二部分 工作技能篇 一、日常事务处理 二、日程安排 三、会务组织与管理 四、文档规范管理 五、环境管理 六、公文写作 总体日程安排 出差日程安排 大型活动 突发来访接待 日程安排 日程安排 总体日程安排 日常工作 突发工作 根据月度计划完成 项目 责任人 工作进度 内容 完成 状况 未完成 原因 上周 遗留 事项 本周 主要 事项 周一 周二 周三 周四 周五 工作日记 事务 时间 内容 备注 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 固定日程管理（如会议、出差、接待、大型活动等） 突发性日程 （临时性、突发性事件） 1、总体原则 2、经验与技巧 领导出差你要做些什么准备？ 出差前？ 出差中？ 出差后？ 领导出差日程安排 出差前 ?确定出差目的地和日期； ?确认上司出差陪同人 ?与出差地人员沟通，确定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程时间、接待人等信息）。 ?确定行程