機密檔案管理～常見問題及實例說明.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 行政院組織調整檔案移交作業 檔案管理局 檔案徵集組 陳 穆 怡 99年9月30日 * 大綱 壹、實施對象 貳、主要適用法規 參、作業原則 肆、權責事項 伍、作業方式 陸、作業期程 柒、檔案管理局辦理事項 捌、結語 * 壹、實施對象 機關業務調整移撥 原機關部分或全部業務移撥至他機關 組織整併 2個以上機關合併為新機關 組織精簡、內部業務調整或改隸、改制 原機關內部組織或業務精簡、調整 上級機關異動 機關層級、類型調整 機關裁撤 原機關裁撤後，其業務不再運作，未有承接機關 * 貳、主要適用法規 檔案法及其施行細則 國家檔案移轉辦法 機關檔案管理作業手冊 文書及檔案管理電腦化作業規範 * 參、作業原則 檔案移交作業期間 依「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節「檔案移交」規定，辦理檔案移交作業 確實辦理檔案清查，檔案管理單位及業務單位管理各類公務紀錄，均應列入移交範圍 輔助性業務檔案，應協商擇一適當機關接管 涉屬移交範圍之檔案，自99年7月1日起至100年12月31日止，暫停報送檔案銷毀目錄 辦理機關檔案管理資訊網機關代碼及彙送帳號異動申請作業 其他檔案管理作業事項，仍請確依檔案法令規定辦理 機關檔案管理資訊系統移交或轉置作業，依資訊分組規劃作業事項及期程辦理 * 參、作業原則（續） 行政院各部會召開所屬機關檔案移交接管說明會 說明檔案移交接管相關作業及期程之規劃與執行等事項 善盡督導與輔導之責 機關業務移撥地方機關或接管地方機關業務者 檔案移交作業事項，依檔案移交規定辦理 期程得視機關組織個案調整作業進度規劃 * 肆、權責事項 檔案移交工作小組 於行政院核定組織調整規劃報告後2個月內(至遲於99年9月30日前) 成立 未來視新機關籌備小組之成立，轉換成其下之檔案移交分組 召集人：機關幕僚長以上人員 行政院新機關組織調整規劃分組之幕僚機關(如附件) 經原機關協商擇定之機關 成員： 幕僚機關或經原機關協商擇定之機關人員 各級涉檔案移交之機關人員 * 肆、權責事項（續） 任務： 確認檔案移交作業權責歸屬 綜合規劃、協調、督導管控檔案移交作業之進行 定期召開會議，協調確認相關事項，並作成書面紀錄 移交與接管對象 檔案移交範圍、方式、期程與分工 實體置放地點 於檔案順利完成移交及接管後始得解除任務 提報檔案接管作業計畫 (表1) 確認檔案移交接管範圍、對象、層級與各項工作內容及作業時程等 於行政院核定組織調整規劃報告後4個月內(至遲於99年11月30日前) ，送檔案管理局備查 每季提報檔案接管工作進度 * 伍、作業方式 機關業務調整移撥 機關組織整併 組織精簡、內部業務調整或改隸、改制 機關裁撤 * 機關業務調整移撥 檔案整備期 檔案移交期 檔案接管期 * 檔案整備期 檔案移交機關應辦理事項 辦理檔案清查整理 就辦畢未歸檔之案件辦理稽催 經核准延後歸檔而尚未歸檔之案件，應作成紀錄，列入移交 檔案移交前尚未辦畢或辦畢未歸檔案件，應由業務承辦人員列入業務交待 清查、檢出、統計移交範圍檔案及數量 檢討辦理機密等級變更或解密，未能完成檢討者，應造冊交予檔案接管機關 受損檔案修復或除蟲滅菌處理 非紙質檔案查檢 內容之真實性、完整性及可讀（及）性 蒐整相關技術資料 電子檔案之命名，應符合電子檔案統一命名原則規定 * 檔案整備期（續1） 檔案移交機關應辦理事項 辦理檔案目錄修正及彙送帳號異動申請 核准銷毀或移轉之檔案，應執行銷毀或移轉，並依規定於完成銷毀或移轉註記後，重新辦理檔案目錄彙送 經核准銷毀或移轉檔案未及辦理銷毀、移轉點交者，應應作成紀錄，列入移交 辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號異動申請作業 檢討或修正機關檔案管理作業規定 依業務異動範圍，重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區分表 視需要重新訂定或修正檔案管理作業規定 * 檔案整備期（續2） 檔案接管機關應辦理事項 規劃檔案點交後之整理方式 原檔案裝訂使用之封面及容具，無需重新換裝 規劃檔案典藏處所 設專區存放接管檔案 依檔案法令規定辦理後續管理事項 * 檔案移交期 編製檔案移交目錄 目錄格式由檔案移交及接管機關視需要訂定 本局並未規定應記載項目及格式 以雙方點交確認為原則 目錄參考格式(表2-表4) 依檔號排序、編訂頁碼、加裝封面(表5) 配合裝箱之箱號順序裝訂，每冊以3公分為原則 備妥檔案移交交接紀錄 1式2份(表6) 點交人員、經辦人員、業務單位主管及機關首長於移交機關部分簽名或蓋章 加蓋機關印信 * 檔案移交期(續1) 轉出移交檔案電子目錄 移交機關註記移交日期及接管機關等相關訊息 重新彙送完成移交註記之檔案電子目錄 電