会议业与会议策划实施.pptVIP

第三节 会议的策划 会议策划的要素 “5W1H” OR“6W” (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) WHAT: 会议是什么类型的会议？ 第三节 会议的策划 会议策划的要素 “5W1H” OR“6W” (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) WHEN ：组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等； (考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素。 第三节 会议的策划 会议策划的要素 “5W1H” OR“6W” (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。 会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等。 第三节 会议的策划 会议策划的要素 “5W1H” OR“6W” (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) WHY: 举办会议的目的 HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等)。 “ICCA”的中文全称为____________。 会议日程表的设计需充分考虑哪些因素？ 在会议活动中常见的突发事件主要有哪些？结合实例如何应对？ 会议(武汉自考)的构成要素有（ ） A.主办者 B.承办者 C.会场 D.与会者 E.其它与会议有关的人员 通过会议上详细罗列解决问题的方法，从而获得具有创造性的决策属于下列哪一种?（ ） A.名义小组法 B.头脑风暴法 C.德菲尔法 D.座谈法 请设计一份2010（广州）休闲发展国际论坛的会议旅游的策划方案。 第三节 会议的策划 二、简易时间流程（把握思路） 会前 会中 会后 第三节 会议的策划 商务会议工作流程 （一）会前 1. 与会议运营公司洽谈，提出主办方要求如：时间、地方、人数、酒店星级、会议设备等。2. 会议运营公司按主办方要求提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。向会议主办方提供会议接待策划方案预案书和报价。 第三节 会议的策划 商务会议工作流程 （一）会前  3.邀请会议主办者实地考察会议举办场所，确定方案，签订会议接待标准合同，预付会议订金事宜。?4.在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。准备会议资料。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务等。 第三节 会议的策划 会议工作流程 （二）会中  1. 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。分批分时段按要求接站。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2. 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 第三节 会议的策划 会议工作流程 （二）会中 3. 会议场所：会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4. 会议住宿：会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 第三节 会议的策划 会议工作流程 （二）会中  5. 会议餐饮：确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关（如：特殊客人有宗教信仰）的确认。6. 会议旅游：确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。? 第三节 会议的策划 会议工作流程 （二）会中  7. 会议娱乐：提前确认娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 第三节 会议的策划 会议工作流程 （三）会后 1.会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。?2.会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。?3.与会议主办者的费用结算工作，提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。 会务准备 开会方法 内 容 对 象 时 间 地 点 费 用 会 务 提出问题 应 急 性 信 息 性 决 策 性 议程和程序 各 项 会 务 文 件 内 容 策划方案 批准会议 设计和布置 专家咨询 领 导 和 机 构 组 织